Einführung von Just News

Anwendungsfall

Just News ist ein unternehmensinternes Social Network zum Teilen von Informationen mit großen Gruppen (One-to-many-Kommunikation) - normalerweise mit der gesamten Firma. Typische Beispiele sind News aus den folgenden Bereichen:

• Management (z. B. News über die Unternehmensstrategie oder Geschäftslage)
• Marketing (z. B. News über Marketingkampagnen oder Messen)
• Personalwesen (z. B. News über neue Mitarbeiter, Schulungen oder Team-Events)
• IT (z. B. News über neue IT-Angebote oder Wartungsfenster)
• Kundendienst (z. B. News über Kunden-Feedback oder KPIs)
• ...

Definition von Newskanälen

Die erfolgreiche Implementierung eines Social Networks für die interne Kommunikation erfordert die gleiche Vorbereitung wie die Nutzung sozialer Netzwerke für die externe Kommunikation: Du brauchst eine Content-Strategie, in der du festlegst, wer für die Veröffentlichung welcher Inhalte zuständig ist und wo diese erscheinen sollen. Ganz konkret heisst das, dass Du Newskänale definieren und für jeden Newskanal Folgendes festlegen musst:

• Name des Kanals (z. B. Marketing-News)
• Inhalte, die dort gepostet werden sollen (z. B. über Marketing-Kampagnen oder Messen)
• Administratoren bzw. Autoren des News-Kanals (z. B. Marketingleiter, Assistent)
• Zielgruppe und Zugriffsrecht (z. B. gesamtes Unternehmen)
• Abo (verpflichtend oder optional)

Zusätzliche Anwendungsfälle

Zusätzlich zu der Möglichkeit, News aus verschiedenen Abteilungen zu posten, können Newskanäle auch als Schwarzes Brett oder Diskussionsforum für Ideen oder Innovationen dienen. Lass Deine Kollegen an Deinem Ideenreichtum teilhaben!

Ein Kanal für Innovationen ist ein Forum zum Posten und Diskutieren von Ideen unter Beteiligung des gesamten Unternehmens. Da Innovationen in der Regel das Ergebnis von Kommunikationsprozessen sind, funktioniert ein unternehmensweiter Austausch über Innovationen erheblich besser als etwa die Implementierung prozessbasierter Tools für das Innovationsmanagement.

Ein Schwarzes Brett schafft einen öffentlichen Raum für Diskussionen über jedes beliebige Thema. Auf diese Weise werden Austausch und Networking innerhalb des Unternehmens gefördert.

Risiken

Wenn Du Just News optimal nutzen möchtest, brauchst Du zuallererst eine durchdachte Strategie, also einen Plan davon, was Du kommunizieren möchtest - und wie Du es kommunizieren möchtest. Was sind die Themen? Welche die Zielgruppen? Wie häufig informiere ich? Wer darf Artikel erstellen? Ohne Content-Strategie wird die Einführung eines Social Networks im Unternehmen zum Fehlschlag, da nur wenige Nutzer regelmäßig Inhalte erstellen - wie sich ja auch nur wenige Leute häufig auf Facebook, Twitter oder Instagram zu Wort melden.

So liegt die Anzahl von Posts pro Tag für Communities mit bis zu 1000 Followern nur zwischen 0,2 (Facebook) und 0,8 (Instagram, Quelle: Quintly). Stattdessen werden Social Networks vor allem zum Konsum von Informationen und Inhalten genutzt, die von Berühmtheiten, Sportstars, Politikern, Unternehmen, Marken oder ähnlichen Quellen gepostet werden.

Das gleiche gilt für soziale Unternehmensnetze. Darum sind eine Content-Strategie und die Bestimmung von Verantwortlichkeiten unumgänglich. Andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass nur wenig oder gar kein Inhalt erstellt wird und das Intranet aufgrund von mangelnder Aktivität austrocknet.

Vorteile

Die Veröffentlichung von News-Inhalten über Just News eröffnet Nutzern folgende Möglichkeiten:

• individuelle, personalisierte Gestaltung der Newsfeeds durch Folgen oder Entfolgen von News-Kanälen
• Interaktion durch Liken oder Kommentieren von News
• Lesen der News zum gewünschten Zeitpunkt ohne unnötige Unterbrechungen, etwa durch Meldungen
• Verarbeitung vieler Nachrichten durch schnelles Herunterscrollen

Das sind erhebliche Vorteile gegenüber dem Versand von News per E-Mail, denn:

• E-Mails lassen sich nur schlecht - über die Verwaltung von Mailing-Listen - individuell gestalten
• ihre Verarbeitung ist mühselig, vor allem bei großen Mengen (Klicken, Lesen, Löschen und Wiederholen)
• sie erlauben keine Interaktion mit dem Inhalt (z. B. über Kommentare), ohne dass weitere Mails an alle geschickt werden müssen
• sie unterbrechen unnötig die Arbeit, z. B. durch Meldungen

Die Größe von News-Kanälen

News-Kanäle sind normalerweise an das ganze Unternehmen gerichtet - in großen internationalen Firmen möglicherweise auch an einzelne Unternehmenseinheiten, Länder oder Sprachgebiete. Wenn man mit kleineren Gruppen (weniger als 50 Personen) zu tun hat, ist es sinnvoller, eine Chat-Gruppe in Just Chat zu gründen.

Öffentliche und private News-Kanäle

Interne Social Networks werden oft implementiert, um einen offenen und transparenten Umgang mit Informationen im gesamten Unternehmen zu fördern. Darum sind normalerweise alle News-Kanäle für alle Mitarbeiter einsehbar.

Wenn einer unserer Kunden einen privaten News-Kanal einrichten wollte, dann erwies es sich oft, dass es beim Anwendungsfall nicht um Informationen oder Inhalte ging, sondern um die Zusammenarbeit im Team. Daher war in solchen Fällen eine Chat-Gruppe in Just Chat die bessere Wahl.

Anzahl der News-Kanäle

Je mehr News-Kanäle es gibt, desto individueller können die Nutzer ihre Newsfeeds zusammenstellen. Andererseits hat unsere Erfahrung aber auch gezeigt, dass um so weniger Nutzer tatsächlich Zeit in die Auswahl ihrer Newsfeeds investieren, je mehr Kanäle es gibt. Wir empfehlen Dir daher, die Zahl der Kanäle klein zu halten (weniger als 10), damit die Sache für die Nutzer so einfach wie möglich wird.

Wir haben es schon erlebt, dass kleine und mittlere Unternehmen mit ein paar Hundert Nutzern nur zwei News-Kanäle verwendet haben und damit sehr erfolgreich waren: einen offiziellen für alle News mit Bezug zur Arbeit und ein Schwarzes Brett für soziale Themen, die nicht direkt mit der Arbeit zu tun haben.

Import und Anmeldungen

Nutzer und Anmeldungen zu News-Kanälen können vom Active Directory (AD) oder aus einer csv-Datei importiert werden. Wenn ein News-Kanal optional ist, können die Nutzer ihn abmelden und bekommen die entsprechenden Posts nicht mehr in ihrem Newsfeed zu sehen. Von den Pflichtkanälen können die Nutzer sich nicht abmelden. Sie bekommen diese Informationen immer.

Mehrere Sprachen

Die einfachste und transparenteste Art für den Umgang mit verschiedenen Sprachen ist die Einrichtung von jeweils eigenen News-Kanälen dafür. So gehen internationale Firmen und Marken auch in den Social Networks wie Facebook vor. Die Nutzer können dann einfach in ihrer Sprache die gewünschten News-Kanäle auswählen. Außerdem können sie so die Kommentare anderen Nutzer lesen und an Diskussionen teilnehmen. Wenn ihr schon eine Länder- oder Spracheninformation in eurem Active Directory habt, dann könnt ihr die Nutzer auch einfach in die entsprechenden Länder- oder Sprachenkanäle importieren.

Exklusivität

Nichts sollte verteilt an mehreren Stellen kommuniziert werden. Das gilt natürlich für alle Informationen und für alle Medien. Alle in einem News-Kanal geposteten Informationen sollten also nur an dieser einen Stelle erscheinen und nicht über andere Medien wie etwa E-Mail noch einmal veröffentlicht werden. So lässt sich Verwirrung vermeiden und die Administratoren und Nutzer müssen die gleiche Information nicht zweimal posten oder lesen.

(Change) Management

Firmeninterne Social Networks sollten die offene und transparente Kommunikation fördern. Dabei ist es allerdings sehr wichtig, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht und aktiv Inhalte postet, kommentiert und mit Likes versieht. Warum sollten Mitarbeiter sich engagieren, wenn Führungskräfte das nicht tun? Das gilt umso mehr, als ja normalerweise vor allem die Führungsebene Zugang zu den Informationen hat, die für das Unternehmen von Bedeutung sind, also etwa zur Geschäftsentwicklung, zur Strategie und zu den Finanzen.

Frequenz der Postings

Die Erwartungen an die Inhalte sollten im Hinblick auf deren Menge realistisch sein. Nur weil man ein internes soziales Netz wie Just News eingerichtet hat, werden noch lange nicht mehr nachrichtentaugliche Inhalte veröffentlicht. Nach unserer Erfahrung gibt es in kleinen und mittleren Unternehmen im Schnitt ein bis drei Postings am Tag. Auch dies solltest Du im Zuge der Aufsetzung einer Content-Strategie berücksichtigen.

Man sollte Inhalte nicht künstlich aufblähen, nur um die Frequenz der Postings zu erhöhen. Wenn es an einem Tag einmal keine News gibt, dann ist das auch in Ordnung: Niemand wird sich beklagen, weil er weniger Informationen konsumieren muss. Eher ist das Gegenteil der Fall: Die Leute werden dankbar sein, dass sie weniger lesen müssen und dadurch mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben.

Nutzung

Auch im Hinblick auf die Reichweite der Posts sollten die Erwartungen realistisch sein. Nach unseren Erfahrungen wird ein newsbasiertes Intranet nur von 25 % bis 33 % aller Nutzer täglich besucht. Der Grund liegt im News-Inhalt selbst: Nach Ansicht vieler Mitarbeiter ist dieser schlicht und einfach nicht interessant genug. In vielen Fällen ist der Menüplan der Kantine der bei Weitem attraktivste Inhalt. Außerdem sind solche News in der Regel nicht dringend und erfordern auch keine Reaktion. Dementsprechend loggen sich manche Mitarbeiter nur zwei bis drei Mal in der Woche ein, andere gar nicht.

Würde man die News per E-Mail versenden, würde sie auch nur ein Bruchteil aller Mitarbeiter lesen. Viele Mitarbeiter lassen nämlich E-Mails, die an alle gerichtet sind, automatisch in einen separaten Ordner umleiten. So landen sie nie im Posteingang und werden daher wahrscheinlich auch nicht gelesen.

Mit Just News kannst Du interne Meldungen leichter veröffentlichen und leichter lesen. Auch die Interaktion ist einfacher. Dadurch verbessert sich die Reichweite im Vergleich zur E-Mail und zum traditionellen newsbasierten Intranet. Just News wird dabei weder an der Art der Inhalte noch am Anwendungsfall etwas ändern. Allerdings wird noch keine Mehrheit der Nutzer nur deshalb täglich Just Social aufrufen, weil es die einzige App für diesen Zweck ist.

Es ist daher wichtig, dass Just Social nicht nur mit Just News implementiert wird, sondern auch mit anderen Apps, die "härtere" Anwendungsfälle unterstützen. Das sorgt dafür, dass die Leute sich täglich einloggen, so dass die Reichweite der News-Inhalte sich drastisch erweitert.

Interaktionsraten

Bei den Interaktionsrate sollte man keine Wunder erwarten. Auf Facebook liegt die durchschnittliche Interaktionsrate (Kommentare und Likes) für einen Post bei 2,0 pro 1000 Viewer (Instagram: 8,7) - obwohl die meisten Facebook-Posts nicht nur Informationen enthalten, sondern auch Unterhaltung und emotionale Inhalte, darunter Bilder und Videos.

Viele Unternehmens-News sind eher neutral und informativ gehalten und lösen damit noch weniger Reaktionen aus. Wenn Du es im Unternehmen dennoch schaffst, die Interaktionsraten von Facebook oder Instagram zu erreichen, würden dabei auch bei 1000 Nutzern immer noch weniger als zehn Interaktionen pro Post herauskommen.

Das muss Dich aber nicht entmutigen: Die Interaktionsraten mit Just News werden immer noch höher sein als wenn die Meldungen per E-Mail verschickt oder in einem traditionellen CMS-basierten Intranet veröffentlicht werden. Außerdem ist die Kommunikation so effizienter (siehe oben).

Informationsüberflutung

In unserer langjährigen Arbeit mit Just Social haben wir es selten erlebt, dass es zu einer übermäßigen Informationsflut oder zur Veröffentlichung unangemessener Inhalte gekommen wäre.

Zu viel Inhalt ist fast nie das Problem, denn die Erstellung von Inhalten kostet Zeit und Mühe. Und darum braucht man auch eine Content-Strategie: um das gegenteilige, erheblich wahrscheinlichere und oben schon angesprochene Problem zu vermeiden, dass zu wenig Inhalte erstellt werden.

Es ist extrem unwahrscheinlich, dass unangemessene Inhalte gepostet werden, da anonyme Veröffentlichungen nicht möglich sind. Jede Meldung ist mit Namen, Bild und einem Link zum Verfasser versehen. Darum sind missbräuchliche Posts genauso unwahrscheinlich wie unangemessene E-Mails, bei denen ebenfalls der Absender bekannt ist. Tipp: Du kannst in Deinem Social Intranet schon mit einer Netiquette (Nutzungsrichtlinien) dafür sorgen, dass die Nutzer/innen sich an gewisse Standardregeln des guten Verhaltens halten!