Thomas (00:00)
So, moin Julian. Alles gut hier, Sonne scheint in Hamburg. Normalerweise nur wenn du da bist und es ist 34 Grad. Jetzt geht es noch Wiesbork in Borken.

Julian Damm (Stadt Borken) (00:02)
Moin Thomas, alles gut?

Ja, auch so nicht. Aber ich glaube, ist heute letzte Tag. Es soll ja zudem ein schlechter Tag werden. Aber noch haben wir Sommerferien, von daher ist es ein bisschen ruhiger. Und schauen, was so neue Projekte sind.

Thomas (00:24)
Ja, erzähl mal, an was arbeitest du gerade?

Julian Damm (Stadt Borken) (00:28)
Ja, ich das Thema KI so ein Thema. Das ist nicht nur in aller Munde, das ist auch in der Verwaltung ankommen. Dass man schaut, wie kann man Verwaltungsprozesse optimieren, aber wie kann man auch weitere Online-Services losgelöst von KI einfach auch als Diensteleistungs-, oder Erhöhung oder Verbesserung der Dienstleistungsqualität so in die Verwaltung bringen. Wenn man dann etwas mehr Zeit hat, macht es dann auch mehr Spaß.

Thomas (00:52)
Was ja geil ist, ist, dass du da immer just mitdenkst. Mit unserem Homescreen bindest du dann ja weitere Services ein, was ja auch für andere Kunden von uns spannend ist. Deswegen lass da auf jeden Fall auch drüber schnacken. Bevor wir aber weitermachen, wer bist du eigentlich Julian? Für die, die die Catch nicht lesen.

Julian Damm (Stadt Borken) (01:08)
Verbindungs?

Ich hier einer Stadtverwaltung tätig mit etwa 500, Mitarbeitenden. Die Stadt Borken hat knapp 44.000 Einwohner und Einwohnerinnen. Und in meiner Fraktion bin ich letztendlich Fach für die Bereiche Personal, Organisation, zentrale Dienste zuständig. Das heißt, Transformationsangelegenheiten, Prozessanalysen, Prozessoptimierung sind auch immer ein Thema. Aber primär kann mir das Just-Thema ja so aus dem Bereich Personal und Personal verbunden auch ...

interne Kommunikation verbessern, Multiplikatoren und Multiplikatoren für sich zu gewinnen. das ist so das, ich den ganzen Tag mache. Ein bunter Blumenstrauß an vielfältigen Aufgaben mit tollen Herausforderungen.

Thomas (01:57)
Ich habe mich gefreut, als ich gehört und gelesen hatte in unserem System, dass Borken sich bei uns gemeldet weil ich aus Emsdetten komme und Borken auch Münsterland ist. Wie wart ihr noch mal auf Just Social gestoßen? War das Emsland?

Julian Damm (Stadt Borken) (02:11)
Na ja,

war es klar, den Wunsch einen Tool einzuführen, den gab schon länger. Und dann waren wir ja damals beim KGST-Personalforum in Hamburg im CCH und dann kam so das eine zum anderen und dann tauscht man sich interkommunal aus, recherchiert mal, unterschiedliche Städte haben sich auf den Weg gemacht. Ich glaube, dass es dann über den Kontakt in Richtung AUS kurz kam, dass man so eine Sekunde in das Tool geguckt hat.

Aber er irgendwie dann gedacht hat, Mensch, das muss ich mir noch mal in Ruhe angucken. Und dann haben wir ja auf dem Rückweg sozusagen direkt die Produktvorstellung terminiert. Ich glaube, wir waren Ende September in Hamburg und Anfang Oktober saßen wir schon zusammen, dass wir einfach gesagt haben, okay, wo stehen wir gerade? Was ist so unsere Vision, unsere Idee? Und was bietet das Tool? Und was können wir damit machen?

Thomas (03:03)
Ich kann mich an den Workshop bei euch erinnern, das war Corona Zeit, Im Mittendrin.

Julian Damm (Stadt Borken) (03:07)
Mitten drin, genau. glaube,

das ist ja auch uns ein bisschen das Phänomen gewesen zwischen Produktvorstellung Oktober und dem Workshop, den wir ja sogar einmal abgesagt haben, weil du Corona tust

Thomas (03:18)
Ja, stimmt. Jetzt weiß ich auch

noch, warum ich das noch weiß.

Julian Damm (Stadt Borken) (03:22)
Genau,

dass wir dann gesagt haben, ... ja, die Weihnachtszeit soll eigentlich ruhig und besinnlich sein, aber nee, nee, ... wir machen noch mal einen Onboarding-Workshop ... zum Thema Just. Den mussten wir dann aber erstmals absagen, ... ... oder beim ersten Mal absagen, ... ja Corona tatsächlich als Infektion da war ... ... und dann sind wir, glaube ich, Anfang Januar, aber auch noch mitten in der Corona-Zeit ... in die Onboarding-Phase gegangen.

Thomas (03:36)
Ja.

Aber da wusste ich schon, ihr in dem Sinne ein bisschen speziell seid, im positiven Sinne, dass ihr Sachen halt einfach aus meiner Sicht für eure Größe und alles ziemlich effizient durchzieht. ich war so nach dem Motto, es kurz vor Weihnachten, also aus unserer Sicht, lass am besten gestern implementieren. Wir haben da ja Bock drauf. Aber meist sagen wir dann, du lass uns das nicht mehr in diesem Jahr machen, damit im Weihnachts...

dieses Just-Ding nicht. Aber ich weiß, wir haben dann telefoniert. hatte leider Corona, mussten den Workshop vertagen. Aber ihr hattet euch schon eingeloggt, besonders auf jeden Fall du. Und ihr wart schon sozusagen vor den ersten Kontakt mit uns. Ihr seid einfach losgelaufen so. Und das ist ja einfach das, was euch eben ausmacht. Weshalb, also meiner Meinung nach zumindest oder auch im Vergleich, dass ihr halt einfach da pragmatisch seid und die PS auf die Straße bekommt. Also jetzt ohne Schleim. Das macht ihr ziemlich gut.

Und ist auch so absolut nicht normal. Und dann haben wir den Workshop gemacht, da bist du zu spät gekommen, das war sie auch noch, das verzeihe dir nie.

Julian Damm (Stadt Borken) (04:51)
Ich war ja auch offiziell in Elternzeit dann, das ist ja so meine Herausforderung gewesen. hatte diese ganze oder ein Riesentransformationsprojekt und auch einen Kulturwandel. Durch Just hatte ich ja dann nicht nur auf die in die Weihnachtszeit gebracht, sondern auch noch an die Zeit, wo vielleicht privat sich bei mir gewisse Dinge geändert haben und unser Nachwuchs zur Welt gekommen ist. ja, dann bin ich, trotz dem ich Elternzeit da, ich nicht zu spät gekommen, sondern ich bin sogar während meiner geplanten Abwesenseite.

Thomas (04:59)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (05:18)
Das Projekt war von mir Kindern ein bisschen ein Herzens.

Thema und ist auch letztendlich bis heute mein Baby, ich von der Möglichkeit, die mir das quasi nicht nur damals, sondern auch heute in der Evaluation und in der Weiternutzung bietet, einfach überzeugt bin. Und wir haben es ja, du hast gerade gesagt, sozusagen als Landingpage, Homescreen für alle internen Prozessoren und Services ja ausgebaut, wo wir gesagt haben, eigentlich muss so wie einer sagt, Google das doch mal, muss ich es doch intern etablieren. Wie hast du schon in Bingo oder Just geguckt? Bei uns heißt das das Thema Bingo.

in der Namensgebung und das ist es halt. Ich habe gerade noch einen Anruf bekommen, ich habe mein Passwort irgendwie nach dem Urlaub vergessen, zurücksetzen klappt gerade nicht, aber jetzt warten bis die Key Userin oder die Administratorin in einer Woche zurück ist, ich auch nicht. Nach dem euch könnte er ja was verpassen.

Thomas (06:10)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (06:11)
Das finde ich einfach schön, wenn man Tools mit so einer hohen Akzeptanz einführt, weil alle Leute merken, der Mehrwert ist da und ich muss niemanden zwingen und sagen, jetzt musst du aber eine App auf deinem privaten Endgerät runterladen, am besten reglementiere ich das, dass ich das bei Dienstanweisungen festzure, sondern die Leute intrinsisch motiviert sagen, ich brauche das, weil ich das cool finde. Und das ist, glaube ich, ein Thema, was sich hier zunehmend etabliert hat.

Thomas (06:40)
Ja cool. Sprich auch da wieder für euch, weil das ist einfach und schick, trotzdem müsst ihr es mit Leben füllen und das klappt ja offensichtlich sehr gut. Bingo, steht das für irgendwas oder ist das einfach nur...

Julian Damm (Stadt Borken) (06:53)
Das war mal die Abkürzung für Borgner Intranet To Go. Also die ganze Verwaltungssprache wollten wir dann doch nicht aufgeben und dann gab es halt die Namensfindung. ist kurz, weil Just Social letztendlich auch ein bisschen ein Zungenbrecher ist für diejenigen, die dem Englischen nicht so mächtig sind. Bingo geht einfach von der Hand.

Thomas (07:09)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (07:16)
sich einfach so etabliert. Es gab theoretisch auch Namensvorschläge, die man vielleicht individuell besser fand, aber es war ein basisdemokratischer Beteiligungsprozess und am Ende entscheidet der mit den meisten Stäben, wie immer, demokratischen Prinzip.

Thomas (07:29)
Ja,

absolut. In A-House heißt das System, glaube ich, Intra-House. Das finde ich auch ziemlich coole Idee. Und in Mal heißt das Malon für Malonline. das finde ich irgendwie cool. Denn wenn man keinen Namen vergibt, dann heißt das entweder Intranet, was irgendwie ganz schön staubig wirkt. Und Just Social ist eine Sache, die kannst du auch nicht... Also nach zwei Bier kannst du die auch nicht mehr sagen.

Julian Damm (Stadt Borken) (07:53)
Doch, zwei schon, aber nach vier vielleicht nicht mehr.

Thomas (07:57)
Es kommt auch das

Training an. Ich wollte noch eine Sache fragen. Du sagtest, ihr habt Applikationen integriert. Was habt ihr da so drauf?

Julian Damm (Stadt Borken) (08:13)
Wir haben das Thema als Trend Desharing, Desharing-Anwendung, also Arbeitsplatzbuchung, auch Buchung von Besprechungsräumen integriert. Wir das Thema digitales Fuhrparkmanagement integriert. Wir haben die Möglichkeit, dann zehn Ladepunkte hier im Rathaus, sowohl nur dienstliche Fahrzeuge, sondern auch private Fahrzeuge.

zu laden. Dahinter steckt eine Fremdapplikation Reef, die haben wir integriert. Wir haben integriert eine Möglichkeit, digital Essen zu bestellen, damit wir bargeldlos in der Kantine einfach unser Essen abholen können. Wir haben alle Social Media Accounts integriert. Wir haben ein Ratsinformationssystem integriert. Wir werden jetzt in Kürze den digitalen Dienstausweis integrieren, dass die Mitarbeitenden quasi über den Homescreen, wenn sie sich, autorisieren müssen.

einfach sagen können, hier ich bin Mitarbeiter der Stadt. Wir werden ein e-Learning Tool jetzt integrieren, weil wir gesagt haben, wir haben ein bisschen mit Low-Level ... Videocontent gearbeitet, aber e-Learning ist ja eine Interaktion noch ein bisschen mehr. Haben auch da ein Fremdtool letztendlich angeschafft, ... wo wir immer, das ist so bisschen bei uns schon ... ... in Fleisch und Blut eingegangen, dass wir sagen, ... ist es denn kompatibel mit unserem Homescreen, unserer Landingpage und es gab sicherlich auch Anbieter, die sagen, nee.

Thomas (09:34)
Hm?

Julian Damm (Stadt Borken) (09:35)
da

tun wir uns schwer, wir haben keinen unmittelbaren App-Link und wir sagen immer, ist es für uns ein Kaukettchen raus. Weil wir gesagt haben, dass wir alles irgendwie aus einem Guss wirken. ist es bislang, weshalb ja auch die Eingangsthese richtig war. Hey, wenn du dich bingoen nicht hab, kann ich nie arbeiten. Ich muss mal morgens ein Dienstrad haben, weil ich im Stadtgebiet unterwegs bin. Ich will einen Arbeitsplatz haben, ich brauch einen Besprechungsraum. Keine Ahnung, ich will mal nachgucken, was Überstunden sind. Dazu habe ich eine Wiki-Struktur. Ich will aber mal einen kurzen Video

Thomas (09:42)
Ja.

Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (10:05)
Call machen, weil mein Kollege im Homeoffice ist, was auch immer. Das war auch ursprünglich Reisekostmanagement, Entgeltmitteilung haben wir da integriert, Zeiterfassung haben wir integriert. Wir haben ganz, ganz viel gemacht, wo ich gedacht habe, der Mitarbeiter ist eigentlich gar nicht mehr arbeitsfähig, wenn er das nicht mehr kann. Also wenn ich Google versperre, kann ich nichts mehr finden und wenn ich mich bingo versperren würde, dann kann ich eigentlich gar nicht mehr arbeiten, weil spätestens die

Thomas (10:32)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (10:35)
Endgame-Beteilung am Monatsende ist ja schon mal interessant, ... ... es dann 1000 Euro weniger gibt beispielsweise.

Thomas (10:41)
Oder mehr, ja. Das ist ja wirklich auch der Grund, warum mittlerweile dieses Wort Front Door Intranet nennt man es, glaube ich, dass das Intranet soll ja den Einstiegspunkt in den Alltag bieten und dich dann abspringen lassen auch zu den entsprechenden Tools. Hatte die eigentlich vorher auch ein Intranet im Einsatz oder?

Julian Damm (Stadt Borken) (11:00)
Wir haben typischerweise das Behörden-Intranet, was man so kennt. Irgendwann vor vielen Jahrzehnten, vielleicht Jahren, hat mal jemand eine Homepage entwickelt. Und irgendwann hat dann einer gesagt, Mensch, sollen wir das nicht für einen autorisierten Nutzerkreis über eine gesonderte URL halt auch in einem WordPress oder bei uns war es jetzt ein Typo3-Format auch für ein Behörden-Intranet nutzen. Interaktion, Fremdwort, Resonanzen, Kommentierung, Fremdwort, sehr statisch.

sehr schwer von der Hand, wo du gerade gesagt hast, Social ist schlicht. Ja, aber es ist halt auch so schlicht, dass es sehr intuitiv dadurch ist. Und wir gesagt haben, das ist auch ein Entscheidungsparameter gewesen. Wir wollen halt alle partizipieren lassen. Und ich sage immer flapsig, wer auf dieses Plus nicht drücken kann, kann nur die Tastatur bedienen, der und damit Content erstellt.

der kann vielleicht auch gar nicht arbeiten in Deutschland. Das ist echt, Entschuldigung Idioten, Das Ganze führt dazu, dass wir sagen, das ist eher so ein Partizipationsprozess wie dieser typisch kanalisierte Behördenintramet-Prozess. Einer darf innerdienstliche Mitteilung aufbereiten, da zur Verfügung stellen. Einer darf Unterseiten pflegen. Einer darf, keine Ahnung, Aktualisierung vornehmen. Wo ich dann auch mal sage, dass ich mich sehr gut an unseren Onboarding-Workshop erinnere, weil das ja auch mit einem

Thomas (12:10)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (12:19)
dass wir sagen, wir schenken nicht nur den Mitarbeitenden Vertrauen, sondern wir lassen sie auch partizipieren und sagen nicht direkt, stopp, das darfst du nicht, das darfst du nicht, das darfst du nicht. Das ist auch immer meine Empfehlung zu sagen, die Einführung von Just Social hat was mit Kulturwandel zu tun. Und wenn man den nicht will, dann soll man das Tool auch einfach nicht anschaffen. Dann ist es halt auch zum Scheitern verurteilt. Also wenn man wirklich jemand ist, sagt von

top down möchte ich alles kontrollieren und alles reglementieren. Ob das dann kompatibel zu einem Tool der Partizipation ist, I don't know. Ich sag's mal, nein.

Thomas (12:55)
Also

wir haben Kunden, bei denen ein, zwei Leute Just Social befüllen. Auch die News ist auf ein, zwei, drei Leute verteilt. Dann ist es halt eben die Hochglanz-Mitarbeiter-Zeitschrift. Aber, sagen wir mal, man bleibt dann doch stark unter dem Potenzial, weil dann deutlich weniger natürlich da kommuniziert wird. der ganze, sagen wir mal so, die ganze Idee und der Gag und auch die Akzeptanz

Julian Damm (Stadt Borken) (13:21)
Hm.

Thomas (13:25)
Und Resonanz, die ist einfach viel größer, wenn man das auf breite Beine stellt, so wie eigentlich immer im Leben.

Julian Damm (Stadt Borken) (13:31)
Und ich weiß halt noch, dass wir über dieses Thema E-Mail verteilen an alle, wahrscheinlich dein Paradebeispiel dafür, wenn diskutiert wird, wer darf jetzt wohin Content liefern oder schreiben oder erstellen.

Unser Ziel war ja auch zu sagen, wir wollen den Kulturwahn und wir wollen ihn auch in aller Dimension. Ich weiß noch früher hatten wir die klassischen Mails, die durch Haus ging. Achtung, das Dokumentenmanagementsystem wird gerade geupdatet. Was haben wir gemacht? Wir haben die Chatfunktion genutzt, einen IT-Mail da zu integrieren. Wir haben lange über Notfallmanagement diskutiert. Ich einfach sagen, das war eigentlich keine ...

Das war kein Inhalt, der für eine E-Mail notwendigerweise folgt. Das ist einfach nur eine Schnellinfo. Keine Ahnung, bitte alle Türen schließen. Wir haben einen schwerwiegenden Fall im Rathaus, über Notfallmanagement oder hier brennt es gerade. Bis hin zum Thema, warum komme ich denn jetzt nicht in den digitalen Rechnungs-Eingangs-Workflow, das einfach einer ganz schnell in den Chat schreibt und alle bedient. Deshalb ich auch immer sage, ich habe Just Social viel zu spät eingeführt, weil ich war mal kurz davor Leiter unseres städtischen Impf-

Thomas (14:11)
Banana her.

Julian Damm (Stadt Borken) (14:38)
Und da ging es das Thema Restimpfstoffe im Rahmen von Corona. Wir haben private Handynummern gesammelt, E-Mail-Adressen. haben uns die Händewund telefoniert, wo ich gesagt habe, Stand heute, hätte ich einfach einen Chat aufgemacht. Wer rausgehen will, geht raus. ich hätte gesagt, wir haben noch ...

fünf potenzielle Impfungen. Wer will, der macht einen Daumen hoch und dann ist der erste, kommt, der kriegt sie dann. Und wenn ich dann darüber denke, wie wir auch gewisse Dinge als Arbeitgeber verpflichtend umsetzen mussten, Mastenpflege, Kontakt, Nachverfolgungsketten, was auch immer, wir sagten, wir brauchen diese 24-7-Kommunikation, ob man sie will oder nicht. Man brauchte sie zu dem Zeitpunkt. Und wir kamen mit einem Behördenintranett daher, das keine Interaktion zulässt und eine Datenbasis.

Thomas (15:12)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (15:25)
hat, wo wir noch in Excel irgendwelche Telefonverzeichnisse geschrieben haben.

Thomas (15:30)
Absolut. Ich meine, letztendlich, das, du da beschreibst, ist ja hier und da immer noch so. Also Corona hat zwar sehr viel digitalisiert, aber die einen sind schneller dabei und die anderen brauchen vielleicht nur ein, zwei Jahre. Aber du hast ja Just Social auch schon an verschiedenen Ecken und Enden dann vorgestellt, glaube ich. Nicht nur Just Social, sondern auch an allen Sachen, die ihr da so integriert habt. Da können wir ja ein bisschen Werbung für machen. Also da ist doch bald irgendwie wieder so ein

so einen Termin oder kann man da hinkommen?

Julian Damm (Stadt Borken) (16:04)
Die KGST, also Nachorganisation aller Kommunen und Städte in Deutschland, lädt einmal im Jahr in jeweils unterschiedliche Großstädte ein zu Kongressen und Foren. In diesem Jahr findet der Kongress in Karlsruhe statt. Und die haben einfach gesagt, ...

Das erkennen wir als Kommune gar nicht, dass das ein Thema ist, was in so vielen Kommunen ja gerade diskutiert wird, dass bevor jetzt jeder einzeln sagt, ich ich connecte mich mit der Stadt Borken oder anderen Just Kunden oder anderen Kunden und anderer potentieller Plattformbetreiber, dann stell das doch mal in der großen Runde vor. Und im Dezember werden wir in Karlsruhe genau dieses Gesamtkonstrukt auf dem KST-Personalkongress vorstellen, wo wir sagen, wir denken das mal wirklich als als

das Betriebssystem Verwaltung als die Landingpage, die zu allen Services führt und die halt aber auch Kultur in Verwaltung verändert, nämlich zur Partizipation und weniger von Top-Down-Gedanken geprägt. mal schauen, viele Kommunen sich zu dem Workshop anmelden aus dem Workshop-Format und wie viele Leute danach sagen, das ist total doof oder das brauche ich morgen sofort auch.

Thomas (17:01)
Ja.

Ja, dass so weit sind wir noch nicht. Das hört man ja auch manchmal. Und das muss natürlich jede Organisation auch für sich entscheiden. Du hast gerade noch mal von diesem Kulturwandel gesprochen. Habt ihr da noch irgendwelche Maßnahmen zusätzlich gemacht oder? Nö, oder?

Julian Damm (Stadt Borken) (17:27)
Ehrwürdig.

Und am Ende war ja die Herausforderung, wie nimmt man alle mit?

Also banal, wenn das Intranet abgeschafft wird und man hat die Plattform nicht mehr, wie teilt man das mit, dass die Plattform noch nicht mehr da ist? Da gibt es Lösungen für, man kann das vorher bekannt machen im alten Intranet, was auch immer. Aber wir wollten ja diesen Geist, diesen Kulturwand noch irgendwie vermitteln und sagen, wir denken es mal komplett anders. Du hast gerade gesagt, so weit sind wir noch nicht. Die Frage ist ja, naja, man kann sich seinem Schicksal ergeben oder man kann auch einfach sagen, packen wir es an.

Thomas (18:09)
Absolut.

Julian Damm (Stadt Borken) (18:10)
Dann haben wir gesagt, wir packen es an. Wir wollen das aktiv, sicherlich auch mit der Unterstützung der Verwaltungsleitung, also sprich mit dem Vorstand. Und haben dann in der Personalversammlung auch einen Zeitslot bekommen, wo wir genau das vorgestellt haben. Und wir haben immer gesagt, auch wenn ich bis zum letzten Zeitpunkt bisschen nervös war, heute Nacht kriegt ihr alle Passwörter per Mail. Und ab morgen könnt ihr da...

Thomas (18:25)
Hm?

Julian Damm (Stadt Borken) (18:35)
checken, könnt da durchforsten, könnt lesen, ihr könnt kommentieren, ihr könnt was auch immer. Ja, es hat dann geklappt. Dann haben wir auch so eine Gruppe, Borkner, und dann kamen bis spät in die Nacht, hey, ich hab's jetzt auch geschafft, ich bin drin.

Natürlich war die Push-Funktion für einige erst mal erschlagen, weil es nur gebimmelt hat, das war dann sozusagen der Zeitpunkt, jetzt ist es in aller Munde. Weil wir haben auch Leute, vielleicht gar nicht hier arbeiten, Hausmeister, der Bau, Grünflächenmanagement, die Feuerwehr. Wann hat man die schon mal alle zusammen? ⁓ seine neue Vision, seinen Geist, seinen Kulturwandel auch vorzustellen, zu sagen, wir wollen das gemeinschaftlich und wir tragen das auch von uns aus und haben dafür viel getan in der Vergangenheit.

Thomas (19:06)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (19:19)
und im Hintergrund und jetzt ist das Tool da ... und glaubt mir morgen funktioniert es. Ich war zwar noch bis zuletzt ... ... ich wollte erst nicht zur Arbeit kommen ... weil ich gedacht habe nein, nein, nein ... jetzt habe ich 500 Mails ... ... mein Passwort funktioniert nicht ich habe keine Mail bekommen ... ... da war auch glaube ich das Onboarding sehr gut dass wir da im Vorfeld uns viel abgestimmt haben und gesagt haben so die Liste ist jetzt fertig ... und jetzt drückt ihr gleich nur auf den Knopf und dann passt das.

Thomas (19:43)
Ja cool, ich finde immer, ich nenne das manchmal diesen Just Social Effect, dass man eben dieses Gefühl hat, diese gesamte Organisation findet in diesem digitalen Raum statt. Und wenn man das vorher nicht hat, dann weiß man auch nicht, was man verpasst so bisschen, muss man sagen.

Julian Damm (Stadt Borken) (19:58)
Ja, irgendwann haben wir es spaßig. Ich glaube mal, die ersten Kritiker haben gesagt, ... nicht, dass sie nachher nur noch da drin rumhängen, ... aber es ist halt bei uns. haben es ja auch als browserbasierte Plattform, ... wie auch als Applikation. Und es wird bei uns morgens, ... wenn ich halt den Browser öffne, wird es auch direkt ... ... quasi hochgefahren. Und dann habe ich mein Passwort hinterliegen. Und das erste, was ich morgens mache, ist Bingo. Also reingucken, weil keine Ahnung, ... die aktive Pause heute stattfindet, ... ... weil kein Ahnung, neuer Mitarbeiter begrüßt wird. Und es ist sogar so, ...

normal passiert, dass Leute in den eingeplanten News recherchiert haben, weil sie herausgefunden haben, da hat die Personalabteilung irgendwie schon News, die erst in drei Wochen veröffentlicht werden sollten, hinterlegt. Also die Menschen sind echt erfinderisch und das zeugt ja davon, dass sie damit sehr viel sich beschäftigen. sagen einige, dann hängen die da nur drin und dann Arbeitszeit flöten. Naja, die Frage ist halt, wie hat das früher stattgefunden im hybriden Zeitalter? Ist es halt so ein Tool? Früher war es bei reinen Büroarten.

Alltag war es dann die Kaffeetasse in der Bürotür. das ist dann einfach so. Und diesen Wandel, dem muss man glaube ich einfach mitgehen. Und der ist auch gut, dass man mitgeht und nicht sich dem versperren und sagen, jetzt hängen die da nur noch drin. Wir haben auch da ganz wenig Widerstand. Sicherlich weil wir es auch von uns aus getragen haben.

Inzwischen ist es halt das Tool Nummer eins im Zentrum, wo jeder sagt, das war ja am Anfang so bisschen die Kritik und das ist glaube ich auch ein Trend, viele Unternehmen und Behörden haben, dass jeder Dienstleister inzwischen nicht nur eine browserbasierte Plattform hat, dann vielleicht noch eine Applikation anbietet und dann irgendwann die Kritik entsteht, ja wie viele Apps soll ich eigentlich noch runterladen, damit ich arbeiten kann? unsere Antwort ist in Borken eine einzige.

Thomas (21:38)
Absolut.

Das

ist die beste Antwort aus Mitarbeiter-Sichtung. Das macht ja auch Sinn dafür. Das ist ja die Funktion des Intranetz und von Mitarbeiter-Apps, eine Klammer, ⁓ diesen Arbeitswerkzeugkasten zu bilden. Das heißt, live gegangen seid ihr wandern?

Julian Damm (Stadt Borken) (22:02)
Boah, glaube im Februar, 16.02. war auf jeden Fall das...

die Personalversammlung, also in der Nacht von 16 auf den 17 mussten noch ein bisschen länger arbeiten. ich meine, war 22 oder 23, ich glaube eher 23. Genau, wir waren 22 in Hamburg im Oktober, hatten dann irgendwie im Oktober die Produktvorstellung mit euch, dann quasi Onboarding Workshop, ursprünglich im Dezember, dann im Januar und dann sind wir live gegangen im Februar. Auch

entgegen eurer Empfehlung mit einem vollständigen Tool, dann sagt ihr immer, ja komm, dann startet vielleicht schon mal mit News und People oder Chat oder was auch immer.

Ne, da bin ich nicht für zu haben. Ich habe gesagt, Wiki ist vollständig. Wiki ist perfekt. Drive ist perfekt. Die Leute sollen da reingehen und direkt sagen, okay, Mehrwert. Und das erkennen sie halt, wenn sie eine gute, optimierte Suche haben, wenn sie da Informationen finden, wenn sie vielleicht Erstberatungsthemen auch selber schon recherchieren können. Und deswegen waren wir so ein bisschen auch hands-on gesagt.

Thomas (22:44)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (23:07)
Egal, haben jetzt drei Monate, wir bereisten jetzt einmal den sauren Apfel und alle, was dazu beitragen können, ob es die Finanzabteilung ist, ob es Personalabteilung ist, es interne Questions-Aufgaben sind, ob es IT-Transformations, ihr müsst das jetzt da rein kriegen. und gut, ich sicherlich in meiner Verantwortlichkeit als Projektverantwortlicher dann auch die Möglichkeit, das so mal zu kommunizieren, aber es hat geklappt und das war glaube auch das Gute.

Thomas (23:30)
Aber dann

ist das ja vom Kickoff-Workshop zum Live-Gang nur sechs Wochen. Und mit allem und das alte Internet abgeschaltet. das ist auf jeden Fall sportlich. Normalerweise sagen wir immer so zwei, drei Monate, sechs Wochen. Man kann das auch in vielwahrscheinlich schaffen, aber man muss dann auch wollen, sagen wir mal so.

Julian Damm (Stadt Borken) (23:33)
Ja, sechs Wochen mit allen fertig, Pippa Bro.

Nick, gib's mir mal.

Das ist normal.

Gut, war natürlich die Situation, wir haben ja über den Testzugang oder diesen Demozugang ja auch die Multiplikatoren mitnehmen können. Also die Frage ist ja immer, wenn ich denen in der Theorie eine Blackbox verkaufe und sage, ja da gibt es so ein Tool und das könnte ganz viel. Ne, wir haben am Ende gesagt, okay, wir setzen uns jetzt zusammen. Am 21.12. kommt Just Social zu uns. Wir setzen uns zusammen, wir nehmen euch mit. Was haben wir die letzten Wochen, getan?

und jetzt erarbeiten wir mal für uns, welche Handlungsfelder wir damit erschlagen können. Und wenn dann natürlich aus diesem Kreis kommt, ja, damit könnten wir diese Anfrage aufkommen und die Situation und den Service und das alles ersetzen.

dann bin ich auch jemand, dann bleibe ich nicht im Könnte, sondern dann wird ein Muss raus. Das ist halt so die Situation, wo ich gesagt habe, das müssen wir jetzt hinkriegen bei aller Projektpriorisierung, bei aller Arbeitsbelastung, dass uns das irgendwie gelingt. Und hatte dann vielleicht auch den ein oder anderen Verrückten gesagt, okay, komm, dann machen wir jetzt auch mal eine Stunde mehr und dann investieren wir mal, dann kriegen wir in einer Stunde schon alles wieder ausgeglichen und abgefeiert, ⁓ dann auch den ⁓

den sofortigen Mehrwert auch total sichtbar zu haben.

Thomas (25:10)
Ja und auch die, ich glaube, die Energie, die ihr da dann reingesteckt habt in den sechs Wochen oder auch davor ein, zwei Leute schon mal abgeholt, die kriegst du dann auch wieder in den Wochen nach dem Start, glaube ich. Die Leute merken ja, dass ihr da auch mit Herz bei der Sache wart und deswegen finde ich das einfach so geil, wie ihr da rangegangen seid. So wie wir auch als Firma sind, wollen geile Intranets für unsere Kunden machen und wenn wir auf Kunden treffen, die da auch Bock drauf haben.

Einfach Leute mal zu begeistern. Von unserer Seite auf jeden Fall sind wir große Borkenfans.

Julian Damm (Stadt Borken) (25:41)
Mmh.

Ja gut,

ist immer so die Situation, dass man natürlich bei allem immer beachten muss, wie groß ist so ein Kosmos, wie viele Entscheidungswege gibt es, wie flach oder hoch ist die Hierarchie. Da habe ich immer Verständnis für, aber es scheitert, dass ich euch da gerade eingehakt habe. Auch häufig immer in der Situation, wir sind noch nicht so weit und eigentlich müsste man mal, dass ich euch das gar nicht gesagt habe, also den müsste, muss man einfach mal aus dem Fragezeichen oder dem was auch immer, muss man einfach mal ein Rufzeichen machen.

Vielleicht so Richtung Energie und das erleben wir dann ganz häufig. Dann ist so ein Tool mal eingeführt und dann kommen die Leute sogar in die Situation, dass sie erfinderisch werden, sagen, könnten wir das nicht noch damit machen, oder könnten wir noch das machen? Unser Leiter der Feuerwehr kam auf mich zu und sagt,

Thomas (26:29)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (26:34)
Hauptamt haben wir angebunden, aber wir haben ein großes Ehrenamt. Ist es nicht auch was für den ehrenamtlichen Feuerwehrbeamten und die Kommunikation in einer ganz anderen Bubble? Oder es gab einen Austausch mit einer Stadt, die gesagt haben, naja, ist es nicht auch vielleicht was für den Austausch der politischen Vertreter im Rat? Weil du letztendlich über die Administrierung und die Berechtigungsstruktur ja...

ganz viele Kapseln bauen kannst, die Sichtrechte gegeneinander so einschränken, dass der eine eigentlich gar nicht weiß, dass er im gleichen System ist wie der andere.

Thomas (27:06)
Ja, absolut.

Julian Damm (Stadt Borken) (27:07)
Da hatten wir vielleicht manchmal zu viel Energie zu sagen, wir denken kurz nach dem Projektstart und der Etablierung schon in den nächsten Schritten, wo wir dann auch manchmal gesagt haben, so stopp, stopp, stopp, finde es total lobenswert, dass ihr mitdenkt, aber jetzt müssen wir irgendwann mal so in die Etablierungsphase kommen und in die Konsolidierung und dann können wir gerne dann weiter erfinderisch werden und das hält eigentlich bis heute an, dass Leute gesagt haben,

Ich hatte jetzt letzten Tagen noch eine Situation, bei uns im Bauhof, also mobile Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die mussten

aufgrund unterschiedlicher Vorschriften ganz viel Dokumentation einsehen können, also zur Kenntnis nehmen. Und dann sind wir natürlich an so Punkt, DMS, Zugang, IT-Sicherheit. Und dann sagt der Leiter des Bauaufwes, bevor ich den hier Zettel aushändige, mach mir bitte ein Wiki oder mach mir bitte ein eigenes Laufwerk. Und dann schreibe ich einen kurzen Post und sage, liebe Kolleginnen und Kollegen, ab sofort seht ihr die Unterlagen X, alle in dem Laufwerk oder in dem Wiki, bitte ruft die ab und nehmt die im Bedarfsfall zur Kenntnis.

Thomas (28:00)
Cool.

Nice.

Julian Damm (Stadt Borken) (28:15)
Und das ist halt so die Situation, wo ich immer denke, die Leute sind schon so geflasht oder manipuliert oder getriggert, sagen wir es auch immer, dass die immer sagen, bevor Papier geht immer Just. Und das ist ja auch das, was ehrlicherweise in allen Verwaltungen und Organisationen auch State of the Art sein kann.

Thomas (28:26)
Begeistert, sagen wir das mal.

Julian Damm (Stadt Borken) (28:42)
Sollte, schrägste ich muss.

Thomas (28:44)
Die Leute kennen das ja auch aus dem Privaten. da ist ja Just auch so, ich meine, wir erfinden das Rad ja auch nicht neu. Unser Chat ist halt sehr wie WhatsApp. Und alles, wir machen, hat sich millionenfach bewährt in den Tools, die Leute eben schon kennen aus dem privaten Bereich. Und von da aus, glaube ich, fällt es den Leuten auch einfach, dann da dienstliche Anwendungsfälle mit abzudecken. Und ihr habt ja wirklich euch auch entschieden, apropos Kulturwandel.

allen Leuten auf die meisten News-Kanäle Schreibrecht zu geben, zumindest auf den alle Kanal. Das ist ja so ein Ding, wenn ich... Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (29:21)
Ich glaube tatsächlich sogar bei allen.

Wenn es jetzt ein News-Kanal ist, nur Feuerwehr, dann natürlich nur die Feuerwehr oder Musikschule, die auch einen eigenen. Es gibt noch weitere Externe, die quasi ja Content teilen der NuVidium Kosmos als internes Kommunikationsmedium genutzt wird. Aber also das Allgemeine, ob Marketplace, also nicht Schwarzes Brett, sondern Bundesbrett, ob den Allgemeinen Kanal, ob

Thomas (29:26)
Ja klar.

Julian Damm (Stadt Borken) (29:50)
Was haben wir für Kanäle? Stellenausschreibung, Pressemitteilung, wie auch immer. Ich kann sie nicht aufzählen. Haben wir nie gesagt, da darf nur die Pressesprecherin ihre Pressemitteilung veröffentlichen. Sondern...

Thomas (29:54)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (30:02)
Letztendlich jeder darf alles und das ist so auch diese Sorge. Manchmal, wenn wir uns die klassischen Top-Down Prozesse angucken und wir hatten einen interkommunalen Austausch dazu mal vor wenigen Monaten. Die erste Frage war, was ist, wenn da jemand kommentiert, dass er diesen Post nicht gut findet? Und dann habe ich gesagt, ja, was ist denn, wenn er morgen eine Mail durchs Haus schreibt, dass der Vorgesetzte doof ist? Dann ist die Mail, glaube ich, noch beständiger im Raum, wie diesen Post, den ich dann vielleicht lösche, über Admin Sicht rechte.

oder vielleicht von vornherein nur in das Schränkenleser-Reich festgelegt habe. Also man muss sich, glaube ich, noch frei machen von dieser Sorge. Und wir haben jetzt, glaube ich, zwei oder drei Jahre, es hat noch nicht ein einziges etwas Negatives kommentiert. Es hat noch nicht eine einzige komische Content-Erstellung stattgefunden, wo man denkt, naja, hättest du vorher abstimmen können oder machst du das bis zum nächsten Mal nicht.

Und selbst in der theoretischen Gefahr sage ich auch immer, wie kann man noch telefonen? Und wenn dann jetzt irgendwie ein Post in der Welt ist, wo man sagt, naja, das hätte ich jetzt vielleicht nicht gemacht, dann kann man immer noch dem Urheber dieses Posts geben. Nimm es doch mal bitte raus.

Thomas (31:16)
Oder patchert, ja. Aber

schön, dass du das noch mal so sagst, weil da war ich wirklich auch neugierig. Weil unsere Erfahrung ist, dass das wirklich echt so gut wie nie passiert. eigentlich, ich kann dir keinen Fall sagen, deswegen sage ich immer in den Kickoff-Workshops auch, ich gebe eine Kiste Astra aus für jeden Post, der da drin landet, der gar nicht geht so. Und die Leute haben halt einfach viel zu viel Respekt davor.

mitzumachen, weil da ja auch dein Name dabei steht und da ist eine E-Mail, du schon sagst, weil sie einfach irgendwie ein anderes Format hat, finde ich persönlich viel einfacher zu schreiben. Weißt du, da kann ich auch nicht darauf reagieren, da kann niemand schreiben. Also von da aus ist deine Erfahrung so, wie wir das auch immer raten. Ihr wart in dem Sinne mutig, basierend auf unseren Erfahrungen, passiert da nichts.

Julian Damm (Stadt Borken) (31:54)
Ja.

Ja.

Thomas (32:09)
und die hatten ein lebendes System geschaffen, statt die Leute schon vorher zu beschneiden. Und am Ende hast du dann irgendwie so ein tool, was du beatmen musst, weil zwei Leute nur reinschreiben können und die Leute schreiben doch wieder die E-Mails. Und von da aus, wenn hoffe, dass wenn die, wenn sich Leute das angucken hier, dass sie bis zu dieser Stelle gekommen sind, weil diese Diskussion habe ich in jedem Workshop oder wir in jedem Workshop und im Zweifelsfall ja.

Sollen die Leute vielleicht nochmal bei euch anrufen oder auch bei unseren anderen Kunden? Es passiert nichts. Man macht sich da viel zu viele Gedanken.

Julian Damm (Stadt Borken) (32:43)
Ich glaube selbst wenn etwas passieren würde

... bin ich immer noch davon überzeugt, ... haben wir auch so eine wahrscheinlich ... ... interne soziale Kontrolle. Also bevor ich es als Superabend gesehen habe ... und darauf reagiert habe und den vielleicht ... Telefon auf hingewiesen habe, naja, ... den Content solltest du vielleicht mal ... löschen oder was auch immer, ... wird wahrscheinlich schon sein Nachbarkollege ... ... ihm per Chat geschrieben, ... ey Junge, was ist da gerade ... kommuniziert worden von deiner Seite? Und man merkt immer so diese Situation, ... natürlich sind die Grenzen zwischen Privatleben ... ... und vielleicht auch beruflichem Leben ...

immer weicher. Man versucht es zu trennen, aber ...

Interaktionen, Partizipationen oder auch dieses Thema Chat. Ich möchte nicht wissen, wie viel private Inhalte bis hin zu Mittagsrunden, Jogginggruppen oder was auch immer über Just laufen, wo alle immer sagen, ja lassen Sie das zu. Ja, warum nicht? Ist es mir noch vollkommen egal. Ja, und es gibt auch manche, die in den Profilen sehr professionelle Fotos haben, die sehr, ich sag mal, ein Bewerbungsfoto ähneln. Es gibt auch welche, die sich da mit ihrer Lieblingskatze abgebildet haben.

Thomas (33:36)
Hm. Hm.

Mhm.

Julian Damm (Stadt Borken) (33:52)
so letztendlich in einem Rahmen, wie er es mag und bis hin zu der Situation, dass wenn ich unser Tool mal zeige live, dann sag ich, wie da steht Hobbys und wie da steht, keine Ahnung, Lieblingsspiel oder was auch immer. Ich trage da ein, dass ich hobbymäßig Tennis spiele und morgen am Tag in Instagram veröffentlicht ein Foto, viel, mehr sehen, wo ich gerade einen Tennis-Schläger in Hand habe. Also Gott zum Gnade, wo soll das Problem sein?

Thomas (34:02)
Mhm.

Vor allem ist es am Ende freiwillig. Man muss

ja nichts reinschreiben, wenn man nicht will. Hast du auch drin, dass du Schalke-Fan bist?

Julian Damm (Stadt Borken) (34:26)
Ja, über das Thema Fußball will ich mit dir ungern reden, weil du bist ja irgendwie falsch polarisiert worden.

Thomas (34:32)
Okay, ja, Das

ist doch ein guter Schlusssatz.

Julian Damm (Stadt Borken) (34:39)
Ich würde vielleicht die Kiste Astra wetten, dass in deinem vor allen Dingen fünf Jahren in der zweiten Liga spielt und mein vor allem in der ersten Liga, ohne zu sagen, wozu du gehörst. Das darf jetzt jeder Zuhörer sich mal überlegen, bei wem es gerade so richtig abwärts geht.

Thomas (34:53)
Da sprechen wir dann nochmal ohne die Kamera drüber.

Da sind wir doch gut einmal durch die ganzen Themen durch, oder? Aus meiner Sicht ist alles gesagt, oder? Hast du noch irgendwelche Punkte? ⁓

Julian Damm (Stadt Borken) (35:08)
Ich glaube einfach, das sage ich jedem, wenn ich das Thema mal vorstelle oder die diskutieren, es hat viel mit Mut zu tun. Das Mut andere, neue und ich sage jetzt offen, manchmal auch ganz unorthodoxe Wege zu gehen.

Thomas (35:15)
Mhm.

Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (35:26)
sei es in der Projektierung, sei es in der Konzeptionierung, sei es im späteren Doing. Man wird Dinge haben, die man nicht wegdiskutieren kann. ich habe, glaube ich, letztes Mal gesagt, ich würde erstmal die Chance und dann die Risiken betrachten. Und häufig hören wir ganz viele Risiken.

Die sind nicht nur bei Kultur und Kommentierungen, die gehen ja weiter zum Thema IT-Sicherheit, AD-Anbindung, wo ich sage, es gibt auch für alle Eventualitäten eine Lösung, ob 2-Faktor-Autorisierung, ob CSV-Import. Also lasst euch nicht mehr von den Risiken leiten, sondern habt den Mut, die Chance zu betrachten, daraus mal ein Projekt zu generieren. Und das ist, glaube ich, ein Setting, was man braucht, so einen Schritt zu gehen. Ich bin jetzt vielleicht mal erstmal alleine.

Thomas (35:44)
Ja.

Julian Damm (Stadt Borken) (36:10)
Aber morgen habe ich 10 und übermorgen habe ich 100 und irgendwann habe ich ganz viele, das cool finden. Und erst dann die Resonanz zu hören, boah, das hat sich aber richtig gelohnt. Den Mut muss man glaube ich haben. Deswegen habe ich gerade gesagt, wenn man top down ist, muss man sich glaube ich nicht mit der Einführung des Tools auseinandersetzen, sondern zu dem, was will man eigentlich in der Zukunft.

Thomas (36:15)
Ja.

Mh

mh.

Julian Damm (Stadt Borken) (36:31)
Das ist immer mein Credo. dann meistens sagen die sowieso, indem ich dann das erklärt habe, wir wollen das auch, aber...

Thomas (36:38)
Ja, ich

würde mittlerweile auch gerne mal bei euch arbeiten, muss ich sagen, weil wir kennen uns jetzt ja schon. Ich glaube, mein Gefühl ist so, wie ihr das Projekt, wir sehen als Dienstleister ja nur die Spitze des Eisbergs. Aber es hört sich an, also ich hätte Bock bei euch zu arbeiten, sag's mal so. Und auch wenn ich euren Instagram-Account mir anschaue, das ist halt, wie du schon sagst, es ist nicht nur Tool oder sonst ein ganzes Gegenteil.

Es ist vor allen Dingen der Inhalt, den ihr rüberbringt und wie ihr es macht. Das trägt sich dann auch in so Social-Intranetz. Ich glaube, dass System, ohne dass ich mir Zahlen angeguckt habe, euch exorbitant auch gut funktioniert, weil ihr eben auch die Kultur dafür habt. Wir haben eben auch Kunden, die lassen da zwei Leute schreiben. Das ist dann wenig Social. Die finden es auch geil, weil es schick aussieht. Aber die Chance darin

das breit aufzustellen und die E-Mail abzuschaffen und einfach Effizienz gewinnet zu haben. Die werden dort nicht gehoben. Absolut.

Julian Damm (Stadt Borken) (37:44)
Gut, das muss jeder für sich selber bewerten. Du bist herzlich eingeladen, jederzeit den Stellmarkt

der Stadt Borbunsruhe zu verfolgen. Wenn du mal interessierst, kannst du mich vorher anrufen.

Thomas (37:52)
Alles klar. Alles klar. Wunderbar.

Vielen lieben Dank, Julian. Hat mich wie immer gefreut, dir zu schnacken. dann schieben wir live und reden gleich ohne Kamera nochmal weiter über deinen Fußballproblem hier. Bis dann. Ciao. Ich stoppe mal hier.

Julian Damm (Stadt Borken) (38:00)
Ja.

Alles klar, bis dahin, danke, ciao ciao!

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