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Einführung von Just Drive

 

 

 

Anwendungsfall

Just Drive ist ein wunderbares Tool zum Teilen und Verwalten von Dateien.

Just Drive besteht - wie jedes andere Dateisystem auch - aus Laufwerken, Verzeichnissen und Dateien. Daher müssen die Grundsätze ihrer Benutzung auch nicht erklärt werden.

Die Struktur von Just Drive

Just Drive wurde entwickelt, um das Teilen von Dateien so schnell und einfach zu gestalten, dass es geradezu Spaß macht. Um ein Laufwerk zu erstellen, gibt man einfach den Namen ein und erteilt den Nutzern die Rechte zum Lesen und Schreiben oder die Administratorenrechte - und schon kann's losgehen. Die Rechte gelten dann für alle Verzeichnisse und für alle Dateien, die auf dieses Laufwerk hochgeladen werden.

Die meisten anderen Filesharing-Tools bieten auch die Möglichkeit, Rechte auf Verzeichnis- und Dateiebene zu vergeben. Das führt oft dazu, dass tief gestaffelte Ordnerstrukturen mit einer komplexen Verteilung von Rechten entstehen. Solche Strukturen haben eine Reihe von Nachteilen:

  • Komplexe Administration 
    Tiefe Strukturen mit unterschiedlichen Rechten auf den einzelnen Ebenen sind sehr schwierig zu verwalten. Normalerweise machen sie eine zentrale Administration erforderlich. Einzelne Nutzer und ganze Abteilungen versuchen manchmal, das zu umgehen: Anstatt die IT-Abteilung um Support zu bitten, beginnen sie andere (inoffizielle) Tools zu verwenden, die sie selbst beherrschen und steuern.
  • Mühselige Navigation 
    Tief gestaffelte Ordnerstrukturen erschweren die Navigation. Niemand will ein halbes Dutzend Mal klicken müssen, um an eine Datei zu kommen. Und kaum jemand wird sich hinterher an den Pfad erinnern. Darum sind Dateien in tiefen Strukturen schwerer zu finden als in flachen. Obwohl tiefe Strukturen den Vorteil haben, dass sie auf jeder Ebene weniger Möglichkeiten bieten, fehlt der Gesamtüberblick. Die Nutzer sind stattdessen gezwungen, sich mehrere Pfade zu merken, und dieser Nachteil wiegt die Vorteile auf.
  • Geringe Transparenz 
    Wenn jedes Verzeichnis und jede Datei mit unterschiedlichen Rechten belegt ist, verstehen die Nutzer nicht, welche Art von Verzeichnissen und Dateien sie eigentlich einsehen dürfen und welche nicht. Dementsprechend sind sie auch verunsichert, wenn es um die Zugriffsrechte der von ihnen selbst angelegten Verzeichnisse und Dateien geht.
Mit einfachem Prinzip der Rechtevergabe maximale Transparenz und Kontrolle über die App.

Aus diesem Grund erlaubt Just Drive nur die Zuweisung von Rechten an Laufwerke. Das ist für Administratoren und Nutzer gleichermaßen leicht zu verstehen. Und es sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle über die App - eine Grundlage für Vertrauen, Akzeptanz und Engagement der Nutzer.

Öffentliches Laufwerk

Viele unserer Kunden haben ein öffentliches Laufwerk erstellt, das für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich ist. Es enthält Dokumente von zentraler Bedeutung: Unternehmenspräsentationen, Logos, Formulare etc.

In vielen Unternehmen wird dieses Laufwerk von einigen wenigen Leuten verwaltet, die darauf achten, dass es so effizient wie möglich strukturiert ist und dass keine doppelten oder veralteten Dateien abgelegt werden. Alle anderen Nutzer können die Dateien nur lesen.

Da solche zentralen Dokumente früher meistens im Intranet gespeichert wurden, nennen einige unserer Kunden diese Laufwerke auch "öffentliche Intranet-Laufwerke". Alternativ kann dieser Anwendungsfall auch durch ein Unternehmens-Wiki abgedeckt werden. Schaut unter "Übernahme von Just Wiki" nach, wenn ihr weitere Informationen darüber sucht, wann Just Wiki und wann Just Drive verwendet werden sollte.

Private Team-Laufwerke

Wir empfehlen die Erstellung von privaten Laufwerken zur Unterstützung der Zusammenarbeit in kleineren Teams, Abteilungen oder Projektgruppen. Diese Laufwerke sollten nur für Team-Mitglieder zugänglich sein, und zwar aus drei Gründen:

  • Vorbeugung einer Informationsflut
    Team-Laufwerke enthalten oft Dateien, mit denen Nutzer, die nicht zum Team gehören, nichts anfangen können. Indem der Zugriff auf irrelevante Informationen gesperrt wird, lässt sich eine übermäßige Informationsflut vermeiden, die vor allem beim Suchen oft lästig ist.
  • Compliance 
    Team-Laufwerke enthalten oft sensible Informationen, etwa über Kunden, Verträge, Forschung und Entwicklung, Personalwesen und ähnliches. Datenschutzvorschriften verpflichten Unternehmen dazu, den Zugriff auf bestimmte sensible Informationen zu beschränken. Nur Mitarbeiter, die diese Informationen wirklich brauchen, können sie auch einsehen (die "Need-to-know-Basis").
  • Unsachgemäßer Umgang mit Informationen
    Indem man den Zugriff auf das Wissen eines Unternehmen einschränkt, lässt sich verhindern, dass die Informationen von Mitarbeitern (absichtlich oder unabsichtlich) in falsche Hände gegeben werden. So wird der Wert des Unternehmens geschützt.

Wenn ein Team eine Datei erstellt hat, die für einen breiteren Adressatenkreis bestimmt ist (etwa eine neue Richtlinie oder eine Präsentation), muss diese mit den Adressaten geteilt werden. Die Team-Laufwerke dürfen keine Informationssilos werden. Dazu wird das Dokument entweder im öffentlichen Unternehmenslaufwerk abgelegt oder im Unternehmens-Wiki veröffentlicht. Zusätzlich dazu kann es hilfreich sein, eine kurze Erklärung über Just News zu veröffentlichen und die Datei dort zu verlinken.

Keine Informationssilos bilden – Dokumente gehören entweder ins öffentliche Unternehmenslaufwerk oder Unternehmens-Wiki.

Besonderheiten

In den einzelnen Unternehmen gibt es jede Menge weitere Anwendungsfälle, für die dann weitere öffentliche und private Laufwerke erstellt werden müssen. Die Anwendungsfälle und die jeweils dazu passenden Strukturen richten sich nach den Eigenschaften und Bedürfnissen des Unternehmens.

In großen, stark diversifizierten und international aufgestellten Unternehmen ist ein zentral verwaltetes öffentliches Laufwerk unter Umständen nicht machbar. Stattdessen gibt es mehrere separat verwaltete Laufwerke, die für bestimmte Regionen oder Unternehmenseinheiten jeweils privaten Charakter haben.

Migration zu Just Drive

Fast alle Unternehmen haben schon Filesharing-Tools eingerichtet. Das reicht von stationären Fileservern über webbasierte Apps wie Dropbox bis hin zu komplexen Dokumentenmanagement-Systemen. Die Migration von einem dieser Systeme zu Just Drive ist oft weder möglich noch empfehlenswert:

  • Zugriffsgenehmigungen
    Zugriffsgenehmigungen für Dateien und Verzeichnisse können nicht migriert werden, weil sie von Just Drive nicht unterstützt werden.
  • Aufräumen 
    Ihr solltet die Chance nutzen, überholte und doppelt vorhandene Dateien auszusortieren und die Struktur von Dateien und Ordnern zu optimieren.
  • Effizienz 
    Die Migration von (allen) Dateien zu Just Drive lohnt sich oft nicht.

Viele unserer Kunden haben mit der Nutzung von Just Drive parallel zu ihren bisherigen Filesharing-Tools begonnen - ohne dass dabei Dateien migriert wurden. Dabei war festzustellen, dass die alten Systeme nach einer kurzen Zeit der parallelen Nutzung kaum noch verwendet wurden. Der Grund für diesen sanften Übergang: Wissen ist heutzutage schnell überholt. Daher wird meistens nur noch an den neuesten Dateien gearbeitet.

Wenn ein Projekt beendet wird, werden die zugehörigen Dateien im Alltag oft nicht mehr gebraucht und nur noch zur Dokumentation aufbewahrt. Für die eher seltenen Fälle, in denen sie doch gebraucht werden, sollten die alten Sharing-Systeme noch eine Weile funktionstüchtig gehalten werden.

Eine Migration hat nur Sinn, wenn die Dateien entweder sehr wichtig (Verträge) sind oder oft gebraucht werden. Kritisches Wissen wird oft getrennt von anderen Dateien gespeichert (und das soll auch so sein) - im Intranet, in Wikis oder Dokumentenmanagement-Systemen. Die zugehörigen Dateien und die Informationen müssen dann zum Beispiel zum öffentlichen Laufwerk oder zum Unternehmens-Wiki migriert werden (Näheres bei den Informationen zur Übernahme von Just Wiki).

Wenn eine solche Migration langwierig und aufwändig ist (zum Beispiel wegen umfangreicher oder komplexer Daten), könnt ihr kritische Daten auch im alten System belassen und Just Drive nur für das Filesharing im Team verwenden. Viele Kunden, die schnell mit der Nutzung von Just Wiki beginnen wollten, haben zunächst erfolgreich umgestellt und die Migration der Daten erst später vorgenommen.

Nutzung

Filesharing ist ein Anwendungsfall, der im Schnitt mehrmals am Tag auftritt - je nachdem, um was für Aufgaben und um was für ein Unternehmen es geht. In jedem Fall ist der Anwendungsfall stark genug, um die Nutzer ins Boot zu holen. Ohne Zugriff auf die Dateien können die meisten von ihnen nämlich ihre Arbeit gar nicht mehr machen. Aus diesem Grund kann Just Drive verwendet werden, ohne dass irgendeine andere der Just-Social-Apps implementiert wurde. Die Übernahme kann dann trotzdem erfolgreich verlaufen.

Wenn ihr Just Social implementieren wollt, um die Team-Zusammenarbeit zu unterstützen, sollte die Implementierung von Just Drive zusammen mit Just Chat vorgenommen werden, damit die Teams ihre Dateien besser strukturiert speichern können.