Einführung von Just Chat

Anwendungsfall

Just Chat ist ein erstklassiges Tool für die Team-Zusammenarbeit. Im Großen und Ganzen unterstützt es zwei Anwendungsfälle:

• One-to-one-Chats: Konversation zwischen zwei Beteiligten
• Gruppen-Chats: Konversation im Team

Förderung der Einführung

Just Chat ist leicht in der Anwendung. Eine technische Erklärung erübrigt sich. Es funktioniert ähnlich wie Chat-Tools (WhatsApp, Facebook Messenger oder Threema). Dennoch könnt ihr die Übernahme von Just Chat fördern:

• Beeinflussung der Kollegen
  Viele Leute glauben, dass Chat-Tools nicht für die Arbeit geeignet sind - und das nur deshalb, weil sie sie aus ihrem Privatleben kennen. Chatten bedeutet aber eigentlich nichts anderes als Kommunikation in Echtzeit - und genau das ist bei der Interaktion mit einzelnen Kollegen oder dem ganzen Team der Fall. 

• Chat-Gruppen gründen
  Heutzutage nutzt jeder Chat-Gruppen - für jeden nur denkbaren Aspekt des Lebens: man chattet mit Verwandten und Freunden, man chattet über die Schule oder über Veranstaltungen. Und genau das passiert auch am Arbeitsplatz: Um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, müssen wir für jedes Projekt, für jedes Team und für jede Abteilung eine Chat-Gruppe einrichten. Am Anfang solltet ihr die Gründung von Chat-Gruppen aktiv fördern. Wenn die Leute sich erst ans Chatten gewöhnt haben, ist das nicht mehr nötig: Wie im privaten Leben gibt es immer einen in der Gruppe, der daran denkt. Das war nicht immer so: Wir alle haben eine Zeitlang gebraucht, um uns umzustellen. Viele von uns hatten noch nie etwas von Chat-Gruppen gehört, als sie zum ersten Mal WhatsApp benutzten. Die aktive Förderung der Gründung von Chat-Gruppen am Arbeitsplatz wird die Übernahme erheblich beschleunigen.

Lebensdauer von Chat-Gruppen

Die Lebensdauer einer Chat-Gruppe hängt davon ab, wie lange das Team oder die Aufgabe besteht. Sie kann kürzer als ein Tag oder länger als ein Jahrzehnt sein:

• Chat-Gruppen mit langer Lebensdauer  
  Beispiele für langlebige Chat-Gruppen sind fest eingerichtete Abteilungen, die so lange bestehen wie das Unternehmen selbst.

• Chat-Gruppen mit mittlerer Lebensdauer
  Eine mittlere Lebensdauer haben Chat-Gruppen für Projekte, die ein paar Wochen bis mehrere Jahre dauern.

• Chat-Gruppen mit kurzer Lebensdauer
  Kurzlebige Chat-Gruppen betreffen Veranstaltungen und Entscheidungsfindungen. Veranstaltungsbasierte Chat-Gruppen machen die Bildung von temporären Teams für die Kommunikation während der Veranstaltung möglich. Ein Beispiel wäre eine Chat-Gruppe, die die Kommunikation innerhalb eines funktionsübergreifenden Teams während einer Messe oder einer Fortbildungsveranstaltung ermöglicht. Chat-Gruppen zur Entscheidungsfindung lösen sich in der Regel auf, wenn die Entscheidung gefallen ist. Auch hierfür ein Beispiel: eine Chat-Gruppe für die Diskussion zwischen mehreren Teilnehmern eines Bewerbungsgesprächs über die Frage, ob der Kandidat eingestellt wird oder nicht.

Größe von Chat-Gruppen

Während One-to-one-Chats normalerweise aus zwei Teilnehmern bestehen, hängt die Größe anderer Chat-Gruppen von der Größe des Teams ab. Es können nur ein paar Kollegen oder auch die ganze Firma beteiligt sein. Die Größe der Chat-Gruppe verändert den Anwendungsfall und die Häufigkeit der Verwendung:

Chat-Gruppen mit bis zu 50 Teilnehmern
Die übliche Größe von Teams, die täglich an speziellen Aufgaben oder Projekten arbeiten, liegt (erheblich) unter 50 Personen. Die meiste Arbeit wird von Teams mit weniger als 10 Mitgliedern erledigt. Wenn ein Projektteam viel größer wird, wird die Arbeit normalerweise auf untergeordnete Teams aufgeteilt. Andernfalls würden die Meetings unproduktiv, weil natürlich immer nur ein Kollege reden kann und nicht alle an der ganzen Diskussion teilnehmen müssen.

Genauso würde die Zusammenarbeit in großen Chat-Gruppen für viel Ablenkung und eine Flut von Informationen sorgen, da zu viele Beteiligte zu viele Nachrichten und Meldungen bekämen. Stattdessen findet der größte Teil der Zusammenarbeit in One-to-one-Chats und kleinen Gruppen von höchstens 10 Teilnehmern statt.

Je größer die Chat-Gruppe ist, desto weniger Arbeit wird in der Gruppe erledigt. Die Kommunikation verschiebt sich: Es findet keine Gruppenarbeit im Chat statt; stattdessen informiert ein Gruppenmitglied die anderen, zum Beispiel über das Ergebnis einer Diskussion in einer kleineren Untergruppe.

Chat-Gruppen mit mehr als 50 Teilnehmern
Um unnötige Ablenkung zu vermeiden, sollten große Chat-Gruppen nur in zwei Fällen verwendet werden:

• schnelle Updates: zum Beispiel, wenn allen mitgeteilt werden soll, dass die Kantine heute wegen eines Stromausfalls geschlossen bleibt.

• schnelle Koordination: zum Beispiel, wenn die gesamte IT-Abteilung darüber informiert werden soll, dass ein kritischer Teil der technischen Infrastruktur nicht funktioniert, verbunden mit der Frage, wer das Problem lösen kann.

Bei großen Gruppen von Adressaten sind oft zwei Anwendungsfälle betroffen, die besser mit zwei anderen Kommunikations-Tools gelöst werden können:

• News-Inhalt
  Wenn ihr großen Gruppen (vielleicht sogar dem ganzen Unternehmen) News-Inhalte mitteilen wollt, sind Social Networks wie Just News besser geeignet, denn genau dafür wurden sie entwickelt (siehe Informationen zur Übernahme von Just News). Sie ermöglichen die Anzeige des News-Inhalts in ansprechender Weise, zusammengefasst und redaktionell geordnet und getrennt vom Nachrichten-Stream der Chat-Meldungen für das Team.

• Förmliche Kommunikation
  Wenn ihr einer großen Gruppe von Adressaten (vielleicht dem ganzen Unternehmen) eine förmliche Ankündigung (etwa über eine Übernahme, eine Veräußerung oder eine Kündigung) machen oder eine juristische Information (Änderungen in den Datenschutzvorschriften) verbreiten wollt, dann ist eine E-Mail als elektronische Version des Briefes das beste Medium für diesen Anwendungsfall.

Nutzung

Am Ende geht es bei der Zusammenarbeit mit anderen vor allem darum, dass man miteinander redet. Da Chatten inzwischen die digitale Art des Gesprächs ist, kommt dieser Anwendungsfall üblicherweise mehrmals am Tag vor. Daher kann man Just Social auch dann implementieren, wenn Just Chat die einzige App ist. Die Übernahme kann dennoch erfolgreich sein.

Ein weiterer Vorteil: Chatten funktioniert synchron und asynchron. Die Beteiligten müssen sich nicht persönlich treffen und dementsprechend auch nicht gleichzeitig erreichbar sein. Chatten wird daher die Geschwindigkeit der Kommunikation erheblich erhöhen, da man jederzeit und überall die Beiträge der anderen lesen und beantworten und außerdem zwischen verschiedenen Konversationen hin und her schalten kann.

Aus diesem Grund ist das Chatten die häufigste Form der Kommunikation in unserem Privatleben. Die wenigen Menschen, die immer noch keine Chat-Tools wie WhatsApp nutzen, sind von der Kommunikation mit anderen fast abgeschnitten, weil viele Leute nicht mehr bereit sind, noch E-Mails zu verschicken. Es muss wohl nicht erwähnt werden, dass Telefongespräche und persönliche Treffen auch weiterhin wichtig bleiben.

An unseren Arbeitsplätzen wird der Chat die häufigste Form der schriftlichen Kommunikation werden (in einigen Unternehmen ist das bereits der Fall). Auch E-Mails werden trotz allem ein wichtiges Tool bleiben, da die geschäftliche Kommunikation tendenziell förmlicher ist als die private - vor allem mit externen Parteien wie etwa Kunden. Telefonische und persönliche Gespräche behalten ihre Bedeutung. Sie liefern mehr Kontext als schriftliche Formen der Kommunikation, da sie auch die Stimmlage und die Körpersprache übermitteln.