Adoption Guide

 

 

Warum Intranets scheitern

Warum Intranet-Portale scheitern

 

 

Intranet- und Mitarbeiter-Portale zeichnen sich dadurch aus, dass sie viele Anwendungsfälle in einem User Interface integrieren. Dieser Ansatz ist durch die Bank gescheitert: den Nutzern ist das viel zu komplex.

In unserer langjährigen Arbeit mit Hunderten von Kunden haben wir nicht ein einziges Intranet-Portal gesehen, das seine Erwartungen nachhaltig erfüllt hätte.

Das gilt auch für die Social Intranets und Enterprise Social Networks, die ebenfalls in der Regel mehrere Anwendungsfälle integrieren – und dadurch für die Nutzer unübersichtlich und schwer bedienbar sind.

Deshalb verfolgen wir mit Just Social eine ganz andere Strategie als viele Mitbewerber: Wir bieten für jeden Anwendungsfall eine einfach bedienbare App, genau wie es die Nutzer aus ihrem Privatleben gewöhnt sind – und das funktioniert sehr, sehr gut.

Warum Social Intranets scheitern

 

 

Social Intranets und Enterprise Social Networks sind nicht nur an der o.g. Komplexität gescheitert, sondern auch an einem Missverständnis: sie wurden für Projekt- und Teamarbeit eingesetzt, obwohl sie dafür nicht geeignet sind.

Dieses Missverständnis ist eigentlich überraschend, denn schließlich kommt heutzutage niemand mehr auf die Idee, Social Networks wie Facebook für die tägliche Interaktion mit Freunden oder der Familie zu nutzen: dafür werden WhatsApp oder andere Chat-Tools wie z.B. der Facebook Messenger oder Threema genutzt, mit denen Kommunikation in Echtzeit möglich ist.

Social Networks dienen vielmehr der Information einer großen Zahl von Menschen ("One-to-many"-Kommunikation). Schon der Name Microblog, der zentralen Funktion aller Social Networks, weist auf den Anwendungsfall hin: Es geht darum, kleine redaktionelle Artikel zu posten (Micro + Blog). Auf Twitter besteht dieser Inhalt vor allem aus Text (280 Zeichen), auf Instagram aus Bildern und Videos und auf Facebook aus einer Mischung aus allem.

Dementsprechend sind unternehmensinterne Social Networks sehr gute Tools, um Neuigkeiten mit der gesamten Firma zu teilen: genau für diesen Anwendungsfall sind sie gedacht und diesbezüglich anderen Kommunikationsmedien überlegen.

 

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft

Wie die Tools der Zukunft aussehen

 

 

Nutzer lieben es einfach. Darum konzentrieren sich die beliebtesten Webseiten und Apps weltweit nur auf einen einzigen Anwendungsfall:

  • Google = Suche
  • Wikipedia = Wissen
  • Doodle = Terminfindung
  • WhatsApp = Chat
  • Dropbox = File Sharing
  • Trello = Task Management
  • ...

Just Social ist genau diesem Prinzip strukturiert: Es besteht aus sechs verschiedenen Apps, die jeweils auf nur einen einzigen Anwendungsfall spezialisiert sind. Daher ist jede unserer App kinderleicht und intuitiv bedienbar:

  • Just Connect ist Dein Chat-Tool für Team Collaboration
  • Just News ist Dein Social Network zum Posten von News
  • Just Wiki ist Dein Wiki für Wissensmanagement
  • Just Drive ist Dein Filesharing-Tool für Dokumentenmanagement
  • Just List ist Dein To-do-Tool für Aufgabenmanagement
  • Just People ist Dein Mitarbeiterverzeichnis

Darüber hinaus sind alle Just Social Apps optimal aufeinander abgestimmt und bieten Dir:

  • einheitliche Usability und Design 
  • Suchfunktion über alle Apps
  • ein zentrales Login
  • zentrale Verwaltung der Nutzergruppen über alle Apps hinweg

All diese Faktoren sorgen für maximale Nutzerfreundlichkeit und minimieren den Aufwand für die erfolgreiche und nachhaltige Einführung von Just Social.

Wie der Werkzeugkasten der Zukunft aussieht

Wenn Nutzer viele verschiedene Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen benötigen, wie sieht dann der Werkzeugkasten aus, der diese Werkzeuge integriert?

Die Antwort ist denkbar einfach: der Werkzeugkasten der Zukunft sieht genauso aus, wie er schon (fast) immer ausgesehen hat. Von Windows 95 und macOS über Smartphones und Tablets bis hin zu Browsern und TV Geräten: Überall gibt es Kacheln (z.B. Programme, Apps) auf einer einfachen digitalen Oberfläche, die im PC Desktop oder im Smartphone Homescreen genannt wird.

Dementsprechend bietet Dir Just Social eine solche digitale Oberfläche als Start- und Ankerpunkt für Dein Intranet: Sie fasst alle Just Social Apps sowie beliebige weitere Apps an einem Ort zusammen – endlich alle Apps an einem Ort. Darüber hinaus kannst Du die Apps per Drag & Drop beliebig anordnen, genau wie Du das von Deinem PC oder Handy gewöhnt bist. Wunderbar.

Ist die E-Mail tot?

 

 

Im Privatleben fragst Du Dich selten bis nie, wann Du soziale Netzwerke, Chats oder E-Mails nutzen sollst. Stattdessen verwendest Du sie intuitiv richtig für die Anlässe, für die sie gemacht wurden:

  • E-Mail: förmliche Kommunikation
  • Chat: informelle Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Soziale Netzwerke: Information großer Gruppen

Am Arbeitsplatz werden E-Mails dagegen oft für die falschen Anwendungsfälle benutzt. Das mindert die Produktivität und führt zu Frustration bei den Mitarbeitern.

Schon das Wort E-Mail - übersetzt elektronische Post - deutet auf den Anwendungsfall hin: Es handelt sich um eine elektronische Variante des guten alten Briefes für die förmliche Kommunikation. In unserem Privatleben nutzen wir E-Mails eher selten, da wir mit Freunden und Verwandten selten förmlich kommunizieren - außer vielleicht bei Hochzeitseinladungen und vergleichbaren Anlässen.

Am Arbeitsplatz ist förmliche Kommunikation per E-Mail deutlich weiter verbreitet: vor allem, wenn externe Parteien wie z.B. Kunden beteiligt sind. Bei der Kommunikation unter Kollegen ist ein allzu förmlicher Ton oft weder nötig noch effizient. Dennoch ist die E-Mail in vielen Unternehmen selbst im internen Gebrauch bis heute das wichtigste Kommunikationsmittel.

In diesem Zusammenhang wird die E-Mail häufig für zwei Anwendungsfälle verwendet, für die sie nicht geeignet ist:

  • informelle Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Mitteilungen an größere Gruppen, etwa an die ganze Firma

Das ständige Hin- und Herschicken von E-Mails zur internen Kommunikation und Zusammenarbeit unter Kollegen ist langsam und umständlich. In diesem Fall ist der Chat das richtige Tool. So wie wir alle Chat-Tools wie WhatsApp verwenden, um mit der Familie, den Freunden oder innerhalb der Sportmannschaft zu kommunizieren, so sollten wir Chat-Tools wie Just Connect für die Teamarbeit am Arbeitsplatz nutzen. Das ist ein gelernter und daher ganz intuitiver Vorgang.

Was den zweiten Fall angeht: Die Nutzung von E-Mails zur Verbreitung von Informationen (z. B. Newsletter) an die gesamte Firma lenkt die Mitarbeiter von der Arbeit ab und lässt keine Möglichkeit für Feedback oder Diskussionen - jedenfalls nicht, ohne dass weitere E-Mails an alle herumgeschickt werden. In Social Networks wie Just News dagegen kann jeder bestimmen, welche News er bekommen will - und jeder kann über Likes und Kommentare Feedback geben, ohne dass jedes Mal das ganze Unternehmen einbezogen wird.

Zusammenfassung:

  • Informelle Kommunikation und Teamarbeit sollte über Chat-Tools wie Just Connect abgewickelt werden.
  • Informationen für das gesamte Unternehmen sollten über interne Social Networks wie Just News gepostet werden.
  • Interne E-Mails sollten nur noch selten verschickt werden, wenn förmliche Kommunikation wirklich nötig ist (z.B. Urlaubsantrag. Krankmeldung etc.)

 

Einführung von Just News

 

 

Anwendungsfall

Just News ist ein unternehmensinternes Social Network zum Teilen von Informationen mit großen Gruppen (One-to-many-Kommunikation) - normalerweise mit der gesamten Firma. Typische Beispiele sind News aus den folgenden Bereichen:

  • Management (z. B. News über die Unternehmensstrategie oder Geschäftslage)
  • Marketing (z. B. News über Marketingkampagnen oder Messen)
  • Personalwesen (z. B. News über neue Mitarbeiter, Schulungen oder Team-Events)
  • IT (z. B. News über neue IT-Angebote oder Wartungsfenster)
  • Kundendienst (z. B. News über Kunden-Feedback oder KPIs)
  • ...
Just News ist ein unternehmensinternes Social Network zum Teilen von Informationen mit großen Gruppen.

Definition von Newskanälen

Die erfolgreiche Implementierung eines Social Networks für die interne Kommunikation erfordert die gleiche Vorbereitung wie die Nutzung sozialer Netzwerke für die externe Kommunikation: Du brauchst eine Content-Strategie, in der du festlegst, wer für die Veröffentlichung welcher Inhalte zuständig ist und wo diese erscheinen sollen. Ganz konkret heisst das, dass Du Newskänale definieren und für jeden Newskanal Folgendes festlegen musst:

  • Name des Kanals (z. B. Marketing-News)
  • Inhalte, die dort gepostet werden sollen (z. B. über Marketing-Kampagnen oder Messen)
  • Administratoren bzw. Autoren des News-Kanals (z. B. Marketingleiter, Assistent)
  • Zielgruppe und Zugriffsrecht (z. B. gesamtes Unternehmen)
  • Abo (verpflichtend oder optional)

Zusätzliche Anwendungsfälle

Zusätzlich zu der Möglichkeit, News aus verschiedenen Abteilungen zu posten, können Newskanäle auch als Schwarzes Brett oder Diskussionsforum für Ideen oder Innovationen dienen. Lass Deine Kollegen an Deinem Ideenreichtum teilhaben!

Ein Kanal für Innovationen ist ein Forum zum Posten und Diskutieren von Ideen unter Beteiligung des gesamten Unternehmens. Da Innovationen in der Regel das Ergebnis von Kommunikationsprozessen sind, funktioniert ein unternehmensweiter Austausch über Innovationen erheblich besser als etwa die Implementierung prozessbasierter Tools für das Innovationsmanagement.

Ein Schwarzes Brett schafft einen öffentlichen Raum für Diskussionen über jedes beliebige Thema. Auf diese Weise werden Austausch und Networking innerhalb des Unternehmens gefördert.

Risiken

Wenn Du Just News optimal nutzen möchtest, brauchst Du zuallererst eine durchdachte Strategie, also einen Plan davon, was Du kommunizieren möchtest - und wie Du es kommunizieren möchtest. Was sind die Themen? Welche die Zielgruppen? Wie häufig informiere ich? Wer darf Artikel erstellen? Ohne Content-Strategie wird die Einführung eines Social Networks im Unternehmen zum Fehlschlag, da nur wenige Nutzer regelmäßig Inhalte erstellen - wie sich ja auch nur wenige Leute häufig auf Facebook, Twitter oder Instagram zu Wort melden.

Eine durchdachte Kommunikationsstrategie ist das A und O.

So liegt die Anzahl von Posts pro Tag für Communities mit bis zu 1000 Followern nur zwischen 0,2 (Facebook) und 0,8 (Instagram, Quelle: Quintly). Stattdessen werden Social Networks vor allem zum Konsum von Informationen und Inhalten genutzt, die von Berühmtheiten, Sportstars, Politikern, Unternehmen, Marken oder ähnlichen Quellen gepostet werden.

Das gleiche gilt für soziale Unternehmensnetze. Darum sind eine Content-Strategie und die Bestimmung von Verantwortlichkeiten unumgänglich. Andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass nur wenig oder gar kein Inhalt erstellt wird und das Intranet aufgrund von mangelnder Aktivität austrocknet.

Vorteile

Die Veröffentlichung von News-Inhalten über Just News eröffnet Nutzern folgende Möglichkeiten:

  • individuelle, personalisierte Gestaltung der Newsfeeds durch Folgen oder Entfolgen von News-Kanälen
  • Interaktion durch Liken oder Kommentieren von News
  • Lesen der News zum gewünschten Zeitpunkt ohne unnötige Unterbrechungen, etwa durch Meldungen
  • Verarbeitung vieler Nachrichten durch schnelles Herunterscrollen

Das sind erhebliche Vorteile gegenüber dem Versand von News per E-Mail, denn:

  • E-Mails lassen sich nur schlecht - über die Verwaltung von Mailing-Listen - individuell gestalten
  • ihre Verarbeitung ist mühselig, vor allem bei großen Mengen (Klicken, Lesen, Löschen und Wiederholen)
  • sie erlauben keine Interaktion mit dem Inhalt (z. B. über Kommentare), ohne dass weitere Mails an alle geschickt werden müssen
  • sie unterbrechen unnötig die Arbeit, z. B. durch Meldungen

Die Größe von News-Kanälen

News-Kanäle sind normalerweise an das ganze Unternehmen gerichtet - in großen internationalen Firmen möglicherweise auch an einzelne Unternehmenseinheiten, Länder oder Sprachgebiete. Wenn man mit kleineren Gruppen (weniger als 50 Personen) zu tun hat, ist es sinnvoller, eine Chat-Gruppe in Just Connect zu gründen.

Öffentliche und private News-Kanäle

Interne Social Networks werden oft implementiert, um einen offenen und transparenten Umgang mit Informationen im gesamten Unternehmen zu fördern. Darum sind normalerweise alle News-Kanäle für alle Mitarbeiter einsehbar.

Wenn es um Zusammenarbeit im Team geht, ist eine Chat-Gruppe in Just Connect die bessere Wahl.

Wenn einer unserer Kunden einen privaten News-Kanal einrichten wollte, dann erwies es sich oft, dass es beim Anwendungsfall nicht um Informationen oder Inhalte ging, sondern um die Zusammenarbeit im Team. Daher war in solchen Fällen eine Chat-Gruppe in Just Connect die bessere Wahl.

Anzahl der News-Kanäle

Je mehr News-Kanäle es gibt, desto individueller können die Nutzer ihre Newsfeeds zusammenstellen. Andererseits hat unsere Erfahrung aber auch gezeigt, dass um so weniger Nutzer tatsächlich Zeit in die Auswahl ihrer Newsfeeds investieren, je mehr Kanäle es gibt. Wir empfehlen Dir daher, die Zahl der Kanäle klein zu halten (weniger als 10), damit die Sache für die Nutzer so einfach wie möglich wird.

Lieber weniger News-Kanäle als zu viele – das macht die Sache für die Nutzer einfacher.

Wir haben es schon erlebt, dass kleine und mittlere Unternehmen mit ein paar Hundert Nutzern nur zwei News-Kanäle verwendet haben und damit sehr erfolgreich waren: einen offiziellen für alle News mit Bezug zur Arbeit und ein Schwarzes Brett für soziale Themen, die nicht direkt mit der Arbeit zu tun haben.

Import und Anmeldungen

Nutzer und Anmeldungen zu News-Kanälen können vom Active Directory (AD) oder aus einer csv-Datei importiert werden. Wenn ein News-Kanal optional ist, können die Nutzer ihn abmelden und bekommen die entsprechenden Posts nicht mehr in ihrem Newsfeed zu sehen. Von den Pflichtkanälen können die Nutzer sich nicht abmelden. Sie bekommen diese Informationen immer.

Mehrere Sprachen

Die einfachste und transparenteste Art für den Umgang mit verschiedenen Sprachen ist die Einrichtung von jeweils eigenen News-Kanälen dafür. So gehen internationale Firmen und Marken auch in den Social Networks wie Facebook vor. Die Nutzer können dann einfach in ihrer Sprache die gewünschten News-Kanäle auswählen. Außerdem können sie so die Kommentare anderen Nutzer lesen und an Diskussionen teilnehmen. Wenn ihr schon eine Länder- oder Spracheninformation in eurem Active Directory habt, dann könnt ihr die Nutzer auch einfach in die entsprechenden Länder- oder Sprachenkanäle importieren.

Exklusivität

Nichts sollte verteilt an mehreren Stellen kommuniziert werden. Das gilt natürlich für alle Informationen und für alle Medien. Alle in einem News-Kanal geposteten Informationen sollten also nur an dieser einen Stelle erscheinen und nicht über andere Medien wie etwa E-Mail noch einmal veröffentlicht werden. So lässt sich Verwirrung vermeiden und die Administratoren und Nutzer müssen die gleiche Information nicht zweimal posten oder lesen.

(Change) Management

Firmeninterne Social Networks sollten die offene und transparente Kommunikation fördern. Dabei ist es allerdings sehr wichtig, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht und aktiv Inhalte postet, kommentiert und mit Likes versieht. Warum sollten Mitarbeiter sich engagieren, wenn Führungskräfte das nicht tun? Das gilt umso mehr, als ja normalerweise vor allem die Führungsebene Zugang zu den Informationen hat, die für das Unternehmen von Bedeutung sind, also etwa zur Geschäftsentwicklung, zur Strategie und zu den Finanzen.

Führungskräfte und Redakteure sollten mit gutem Beispiel voran gehen.

Frequenz der Postings

Die Erwartungen an die Inhalte sollten im Hinblick auf deren Menge realistisch sein. Nur weil man ein internes soziales Netz wie Just News eingerichtet hat, werden noch lange nicht mehr nachrichtentaugliche Inhalte veröffentlicht. Nach unserer Erfahrung gibt es in kleinen und mittleren Unternehmen im Schnitt ein bis drei Postings am Tag. Auch dies solltest Du im Zuge der Aufsetzung einer Content-Strategie berücksichtigen.

Man sollte Inhalte nicht künstlich aufblähen, nur um die Frequenz der Postings zu erhöhen. Wenn es an einem Tag einmal keine News gibt, dann ist das auch in Ordnung: Niemand wird sich beklagen, weil er weniger Informationen konsumieren muss. Eher ist das Gegenteil der Fall: Die Leute werden dankbar sein, dass sie weniger lesen müssen und dadurch mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben.

Nutzung

Auch im Hinblick auf die Reichweite der Posts sollten die Erwartungen realistisch sein. Nach unseren Erfahrungen wird ein newsbasiertes Intranet nur von 25 % bis 33 % aller Nutzer täglich besucht. Der Grund liegt im News-Inhalt selbst: Nach Ansicht vieler Mitarbeiter ist dieser schlicht und einfach nicht interessant genug. In vielen Fällen ist der Menüplan der Kantine der bei Weitem attraktivste Inhalt. Außerdem sind solche News in der Regel nicht dringend und erfordern auch keine Reaktion. Dementsprechend loggen sich manche Mitarbeiter nur zwei bis drei Mal in der Woche ein, andere gar nicht.

Würde man die News per E-Mail versenden, würde sie auch nur ein Bruchteil aller Mitarbeiter lesen. Viele Mitarbeiter lassen nämlich E-Mails, die an alle gerichtet sind, automatisch in einen separaten Ordner umleiten. So landen sie nie im Posteingang und werden daher wahrscheinlich auch nicht gelesen.

Mit Just News kannst Du interne Meldungen leichter veröffentlichen und leichter lesen. Auch die Interaktion ist einfacher. Dadurch verbessert sich die Reichweite im Vergleich zur E-Mail und zum traditionellen newsbasierten Intranet. Just News wird dabei weder an der Art der Inhalte noch am Anwendungsfall etwas ändern. Allerdings wird noch keine Mehrheit der Nutzer nur deshalb täglich Just Social aufrufen, weil es die einzige App für diesen Zweck ist.

Just News in Zusammenspiel mit den anderen Apps vergrößert die Reichweite von News-Inhalten enorm.

Es ist daher wichtig, dass Just Social nicht nur mit Just News implementiert wird, sondern auch mit anderen Apps, die "härtere" Anwendungsfälle unterstützen. Das sorgt dafür, dass die Leute sich täglich einloggen, so dass die Reichweite der News-Inhalte sich drastisch erweitert.

Interaktionsraten

Bei den Interaktionsrate sollte man keine Wunder erwarten. Auf Facebook liegt die durchschnittliche Interaktionsrate (Kommentare und Likes) für einen Post bei 2,0 pro 1000 Viewer (Instagram: 8,7) - obwohl die meisten Facebook-Posts nicht nur Informationen enthalten, sondern auch Unterhaltung und emotionale Inhalte, darunter Bilder und Videos.

Viele Unternehmens-News sind eher neutral und informativ gehalten und lösen damit noch weniger Reaktionen aus. Wenn Du es im Unternehmen dennoch schaffst, die Interaktionsraten von Facebook oder Instagram zu erreichen, würden dabei auch bei 1000 Nutzern immer noch weniger als zehn Interaktionen pro Post herauskommen.

Das muss Dich aber nicht entmutigen: Die Interaktionsraten mit Just News werden immer noch höher sein als wenn die Meldungen per E-Mail verschickt oder in einem traditionellen CMS-basierten Intranet veröffentlicht werden. Außerdem ist die Kommunikation so effizienter (siehe oben).

Informationsüberflutung

In unserer langjährigen Arbeit mit Just Social haben wir es selten erlebt, dass es zu einer übermäßigen Informationsflut oder zur Veröffentlichung unangemessener Inhalte gekommen wäre.

Zu viel Inhalt ist fast nie das Problem, denn die Erstellung von Inhalten kostet Zeit und Mühe. Und darum braucht man auch eine Content-Strategie: um das gegenteilige, erheblich wahrscheinlichere und oben schon angesprochene Problem zu vermeiden, dass zu wenig Inhalte erstellt werden.

Es ist extrem unwahrscheinlich, dass unangemessene Inhalte gepostet werden, da anonyme Veröffentlichungen nicht möglich sind. Jede Meldung ist mit Namen, Bild und einem Link zum Verfasser versehen. Darum sind missbräuchliche Posts genauso unwahrscheinlich wie unangemessene E-Mails, bei denen ebenfalls der Absender bekannt ist. Tipp: Du kannst in Deinem Social Intranet schon mit einer Netiquette (Nutzungsrichtlinien) dafür sorgen, dass die Nutzer/innen sich an gewisse Standardregeln des guten Verhaltens halten!

 

Einführung von Just Wiki

 

 

 

Anwendungsfall

Just Wiki ist ein erstklassiges Tool für das Wissensmanagement in Unternehmen. Hier zeigen wir, wie Du Just Wiki nutzen kannst, um die wichtigsten allgemeinen Informationen in einem Unternehmen zu verwalten. Zu einem Unternehmens-Wiki gehören üblicherweise die folgenden Informationen:

  • Formulare (z. B. für Dienstreisen oder Urlaub)
  • Präsentationen (z. B. über das Unternehmen und seine Produkte)
  • CI-Richtlinien
  • Datenschutzregelungen
  • Sicherheitsvorschriften
  • ...

Bestimmung der Verfasser

Der Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank für das ganze Unternehmen ist aufwändig: Sie muss strukturiert, erstellt und gepflegt werden. Und darum muss als erstes festgelegt werden, wer diese Arbeit verlässlich und dauerhaft erledigt. Wenn jeder einfach nur sein Ding macht, wird wahrscheinlich nur wenig Wissen tatsächlich eingepflegt und es kommt zu Redundanzen, mangelhaften Strukturen und veralteten Seiten. Vor allem daran sind die meisten dezentralen und “demokratischen” Ansätze zur Implementierung von Unternehmens-Wikis in der Vergangenheit gescheitert.

Die Wiki-App: mit dem Wiki-Index als Einstieg ein erstklassiges Tool für das Wissensmanagement in Unternehmen.

Erstellung von Wiki-Seiten

Eine gute Möglichkeit zur Erstellung von Wiki-Seiten besteht darin, sie sich als Frage- und Antwortseiten vorzustellen. Nutzer geben üblicherweise einfach ein Suchwort ein (die Frage) und erwarten dann die gesuchte Information (die Antwort). Aus demselben Grund landen die meisten Leute nach einer Google-Suche bei Wikipedia. Und so führen auch die Nutzer von Just Social fast immer eine Suche durch. Daher sollten Wiki-Seiten folgendermaßen aufgebaut werden:  

  • Erstellt eine Wiki-Seite für jedes beliebte Suchwort.
  • Füllt die Wiki-Seiten mit den Informationen, die auf die “Frage” im Kopf des Nutzers antworten, und zwar so knapp und effizient wie möglich.

Auf diese Weise finden Nutzer die gewünschten Informationen so einfach und so schnell wie möglich. In den meisten Fällen reicht es, die ersten paar Buchstaben eines Suchwortes einzugeben: Wenn es eine Wiki-Seite mit dem entsprechenden Namen gibt, erscheint sie in der Vorschlagsliste.

Wiki-Index erstellen

Nach der Bestimmung der Verfasser und der Erstellung einer Wiki-Seite für jedes Suchwort besteht der dritte Schritt darin, eine Wiki-Indexseite zu erstellen, die alle Wiki-Seiten in alphabetischer und/oder thematischer Reihenfolge auflistet, wie das Register eines Buches. Eine solche Indexseite hat zwei Funktionen:

  • Sie bietet einen Überblick 
    Da der Wiki-Index alle Inhalte in einer praktischen Übersicht präsentiert, lässt sich der gesamte Inhalt damit gut durchforsten, wenn eine Suche kein Ergebnis gebracht hat.
  • Sie schafft Vertrauen 
    Schon das Vorhandensein einer Indexseite steigert das Vertrauen der Nutzer in die Informationen des gesamten Wikis. Das liegt daran, dass die Nutzer die Indexseite als offizielle Bestätigung der Korrektheit der Informationen auf den aufgeführten Wiki-Seiten ansehen. Wenn eine Indexseite dagegen fehlt, fragen sich die Nutzer, ob die Seite, über die sie gerade gestolpert sind, offiziellen Charakter hat und verlässliche Informationen enthält.

Inhalt der Wiki-Seiten

Wenn ihr euer Unternehmens-Wiki aufbaut, solltet ihr dabei den Grundsatz beherzigen, dass weniger mehr ist. Haltet den Inhalt der Wiki-Seiten so knapp wie möglich. Denkt gewissenhaft darüber nach, welche Informationen die Nutzer suchen und was sie wissen müssen. Alles andere sollte weggelassen werden.

Weniger Wiki-Inhalt ist mehr – und die Nutzer sparen jede Menge Zeit.

Nutzer sparen Zeit und Mühe, wenn sie weniger lesen müssen. Das wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Seite wieder besuchen. Für das Unternehmen bedeutet diese Zeitersparnis bares Geld.

Daher solltet ihr jedes Mal, wenn ihr neue Informationen auf eine Seite stellen wollt, an die Kosten (also an den Zeitaufwand) denken, die durch die Erstellung und Aktualisierung dieser Informationen entstehen - und sie dem Nutzen gegenüberstellen, den die Bereitstellung der Informationen mit sich bringt.

Anzahl der Wiki-Seiten

Genau wie ihr die Menge an Informationen auf den Wiki-Seiten optimieren müsst, so müsst ihr auch die Gesamtzahl der Wiki-Seiten optimieren. Und auch hier gilt: Wenig kann schon mehr sein, als ihr glaubt.

Eine hervorragende Methode zum Aufbau eines Wikis besteht darin, mit wenigen Seiten zu beginnen, die nur die wichtigsten Informationen enthalten. In vielen Fällen gilt dabei die 80:20-Regel: die beliebtesten 20 % aller Wiki-Seiten decken 80 % des Bedarfs der Nutzer ab.

Nachdem ihr euch zunächst auf die Erstellung dieser Kernseiten konzentriert habt, könnt ihr auf der Grundlage des Feedbacks der Nutzer und der Suchergebnisse bestimmen, was noch fehlt. Wenn niemand eine Information sucht, dann muss sie schließlich auch nicht bereitgehalten werden, oder?

Aufbau der Wiki-Seiten

Haltet den Aufbau der Wiki-Seiten so schlicht, so funktionell und so einheitlich wie möglich. Bedenkt immer folgendes!: Warum sind alle Wikipedia-Seiten gleich schlicht aufgebaut? Warum gibt es dort hauptsächlich Text und nur wenige Bilder, Icons, Menüs und ähnliches? Die Antwort ist einfach: Weil es in diesem Anwendungsfall um Wissen geht und nicht um Unterhaltung.

Die Nutzer suchen im Unternehmens-Wiki nicht nach Zeitvertreib. Sie wollen die gesuchte Information (etwa eine Präsentation des Unternehmens oder die Richtlinien für die Reisekostenerstattung) so schnell wie möglich finden. Wenn ihr ihnen also einen Gefallen tun wollt, dann macht den Aufbau möglichst schlicht und den Text möglichst kurz.

Das schafft nebenbei auch Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Informationen, weil alle wissensbasierten Inhalte auf minimalistische Weise präsentiert werden. Das gilt für Wikipedia-Seiten genauso wie für Infoblätter und wissenschaftliche Veröffentlichungen. Tastsächlich ist es nämlich so: je puristischer das Design, desto höher wird die Qualität einer Information eingeschätzt.

Hier kommt ein weiterer Fehler (neben der Kombination verschiedener Anwendungsfälle), der in einem CMS-basierten Intranet immer wieder auftaucht: Die Anwendungsfälle "Wissen" und "Unterhaltung" werden verwechselt. Anstatt eine einheitliche, effiziente und zuverlässige Wissensdatenbank zu schaffen, haben Unternehmen viel Geld investiert, um Inhaltsseiten in unterschiedlichen Styles und voller Drop-down-Navigationselemente, Bilder und Icons zu schaffen - nur um sich dann die Frage stellen zu müssen, warum die meisten Leute das Intranet überhaupt nicht nutzen (außer für den Menüplan der Kantine).

Anhängen von Dateien

Das Wissen eines Unternehmens ist zum großen Teil in Dateien gespeichert. Wenn ihr euer Unternehmens-Wiki zusammenstellt, müsst ihr oft Links zu Dateien wie Präsentationen, Formularen oder Logos erstellen. Das könnt ihr auf zwei verschiedene Arten tun:

  • Hochladen der Dateien auf Just Drive
    Der Vorteil beim Hochladen der Dateien auf Just Drive (und dann die Verlinkung von der Wiki-Seite) liegt darin, dass die Dateien von Just Wiki getrennt sind. Nutzer können sich entweder auf das Lesen des Unternehmens-Wikis konzentrieren oder einfach zu Just Drive gehen, um Dateien komfortabel hochladen und durchsehen zu können.
  • Hochladen der Dateien auf die Wiki-Seite
    Der Vorteil beim Hochladen der Dateien direkt auf die Wiki-Seite liegt darin, dass Nutzer nur eine App benutzen müssen. Außerdem muss man sich keine Sorgen über die Zugriffsrechte machen: Alle Nutzer, die die Wiki-Seite aufrufen, können auch die Dateien sehen, weil diese an die Seite angehängt sind.

Wenn das Unternehmens-Wiki vor allem Text und nur wenige Dateien enthält, ist diese Lösung am besten: Die geringen Vorteile, die durch das Handling der Dateien mit Just Drive entstehen, werden durch den Nachteil zunichtegemacht, der sich daraus ergibt, dass zwei Apps verwendet werden.

Wenn euer Unternehmens-Wiki viele Dateien braucht, solltet ihr sie in Just Drive speichern, denn dafür ist diese App entwickelt worden. Einige Kunden speichern ihr gesamtes Wissen in Dateien und verwenden daher ausschließlich Just Drive, um eine zentrale Wissensbasis zu schaffen. Das funktioniert recht gut, weil unsere Volltextsuche sich auf den Inhalt aller Dateien erstreckt. Einige Kunden verwenden Just Wiki zusätzlich, um eine Kurzbeschreibung mit Links zu den wichtigsten Dokumenten und Verzeichnissen in Just Drive zu verfassen.

Auf jeden Fall sollten dieselben Informationen nicht im Wiki und in Dateien untergebracht werden. Entscheidet euch für eins von beiden. Auf diese Weise vermeidet ihr unnötige Arbeit und verwirrt die Nutzer nicht.

Nutzung

Die meisten Unternehmens-Wikis werden nur gelegentlich genutzt, selbst wenn sie gut strukturiert und aktuell sind. Der Grund liegt in der Natur der Anwendungsfälle: In einem Unternehmens-Wiki sind vor allem allgemeine Informationen gespeichert, die nur ab und zu gebraucht werden (mit Ausnahme des Menüplans der Kantine). Das ist einer der Hauptgründe dafür, dass viele Wikis und CMS-basiertes Intranet gescheitert sind: Der Anwendungsfall führt nicht dazu, dass die Nutzer regelmäßig wiederkommen. Dementsprechend gewöhnen sie sich auch nicht daran und das System schläft ein.

Darum muss Just Social nicht nur in Form von Just Wiki implementiert werden, sondern auch mit anderen Apps, die "härtere" Anwendungsfälle unterstützen. Das wird dazu führen, dass die Nutzer sich jeden Tag einloggen und damit die Nutzung von Just Wiki unterstützen.

Andere Anwendungsfälle

Bisher haben wir nur erklärt, wie Du Just Wiki nutzt, um ein Unternehmens-Wiki zu erstellen. Just Wiki kann aber auch andere Wiki-basierte Anwendungsfälle unterstützen: Dokumentationen für IT-Systeme, Projekte, QM-Systeme und ähnliches. Alle diese Fälle unterscheiden sich voneinander. Aber viele der oben beschriebenen Funktionsweisen und Grundsätze gelten dennoch.

 

Einführung von Just Drive

 

 

 

 

Anwendungsfall

Just Drive ist ein wunderbares Tool zum Teilen und Verwalten von Dateien.

Just Drive besteht - wie jedes andere Dateisystem auch - aus Laufwerken, Verzeichnissen und Dateien. Daher müssen die Grundsätze ihrer Benutzung auch nicht erklärt werden.

Die Struktur von Just Drive

Just Drive wurde entwickelt, um das Teilen von Dateien so schnell und einfach zu gestalten, dass es geradezu Spaß macht. Um ein Laufwerk zu erstellen, gibt man einfach den Namen ein und erteilt den Nutzern die Rechte zum Lesen und Schreiben oder die Administratorenrechte - und schon kann's losgehen. Die Rechte gelten dann für alle Verzeichnisse und für alle Dateien, die auf dieses Laufwerk hochgeladen werden.

Die meisten anderen Filesharing-Tools bieten auch die Möglichkeit, Rechte auf Verzeichnis- und Dateiebene zu vergeben. Das führt oft dazu, dass tief gestaffelte Ordnerstrukturen mit einer komplexen Verteilung von Rechten entstehen. Solche Strukturen haben eine Reihe von Nachteilen:

  • Komplexe Administration 
    Tiefe Strukturen mit unterschiedlichen Rechten auf den einzelnen Ebenen sind sehr schwierig zu verwalten. Normalerweise machen sie eine zentrale Administration erforderlich. Einzelne Nutzer und ganze Abteilungen versuchen manchmal, das zu umgehen: Anstatt die IT-Abteilung um Support zu bitten, beginnen sie andere (inoffizielle) Tools zu verwenden, die sie selbst beherrschen und steuern.
  • Mühselige Navigation 
    Tief gestaffelte Ordnerstrukturen erschweren die Navigation. Niemand will ein halbes Dutzend Mal klicken müssen, um an eine Datei zu kommen. Und kaum jemand wird sich hinterher an den Pfad erinnern. Darum sind Dateien in tiefen Strukturen schwerer zu finden als in flachen. Obwohl tiefe Strukturen den Vorteil haben, dass sie auf jeder Ebene weniger Möglichkeiten bieten, fehlt der Gesamtüberblick. Die Nutzer sind stattdessen gezwungen, sich mehrere Pfade zu merken, und dieser Nachteil wiegt die Vorteile auf.
  • Geringe Transparenz 
    Wenn jedes Verzeichnis und jede Datei mit unterschiedlichen Rechten belegt ist, verstehen die Nutzer nicht, welche Art von Verzeichnissen und Dateien sie eigentlich einsehen dürfen und welche nicht. Dementsprechend sind sie auch verunsichert, wenn es um die Zugriffsrechte der von ihnen selbst angelegten Verzeichnisse und Dateien geht.
Mit einfachem Prinzip der Rechtevergabe maximale Transparenz und Kontrolle über die App.

Aus diesem Grund erlaubt Just Drive nur die Zuweisung von Rechten an Laufwerke. Das ist für Administratoren und Nutzer gleichermaßen leicht zu verstehen. Und es sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle über die App - eine Grundlage für Vertrauen, Akzeptanz und Engagement der Nutzer.

Öffentliches Laufwerk

Viele unserer Kunden haben ein öffentliches Laufwerk erstellt, das für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich ist. Es enthält Dokumente von zentraler Bedeutung: Unternehmenspräsentationen, Logos, Formulare etc.

In vielen Unternehmen wird dieses Laufwerk von einigen wenigen Leuten verwaltet, die darauf achten, dass es so effizient wie möglich strukturiert ist und dass keine doppelten oder veralteten Dateien abgelegt werden. Alle anderen Nutzer können die Dateien nur lesen.

Da solche zentralen Dokumente früher meistens im Intranet gespeichert wurden, nennen einige unserer Kunden diese Laufwerke auch "öffentliche Intranet-Laufwerke". Alternativ kann dieser Anwendungsfall auch durch ein Unternehmens-Wiki abgedeckt werden. Schaut unter "Übernahme von Just Wiki" nach, wenn ihr weitere Informationen darüber sucht, wann Just Wiki und wann Just Drive verwendet werden sollte.

Private Team-Laufwerke

Wir empfehlen die Erstellung von privaten Laufwerken zur Unterstützung der Zusammenarbeit in kleineren Teams, Abteilungen oder Projektgruppen. Diese Laufwerke sollten nur für Team-Mitglieder zugänglich sein, und zwar aus drei Gründen:

  • Vorbeugung einer Informationsflut
    Team-Laufwerke enthalten oft Dateien, mit denen Nutzer, die nicht zum Team gehören, nichts anfangen können. Indem der Zugriff auf irrelevante Informationen gesperrt wird, lässt sich eine übermäßige Informationsflut vermeiden, die vor allem beim Suchen oft lästig ist.
  • Compliance 
    Team-Laufwerke enthalten oft sensible Informationen, etwa über Kunden, Verträge, Forschung und Entwicklung, Personalwesen und ähnliches. Datenschutzvorschriften verpflichten Unternehmen dazu, den Zugriff auf bestimmte sensible Informationen zu beschränken. Nur Mitarbeiter, die diese Informationen wirklich brauchen, können sie auch einsehen (die "Need-to-know-Basis").
  • Unsachgemäßer Umgang mit Informationen
    Indem man den Zugriff auf das Wissen eines Unternehmen einschränkt, lässt sich verhindern, dass die Informationen von Mitarbeitern (absichtlich oder unabsichtlich) in falsche Hände gegeben werden. So wird der Wert des Unternehmens geschützt.

Wenn ein Team eine Datei erstellt hat, die für einen breiteren Adressatenkreis bestimmt ist (etwa eine neue Richtlinie oder eine Präsentation), muss diese mit den Adressaten geteilt werden. Die Team-Laufwerke dürfen keine Informationssilos werden. Dazu wird das Dokument entweder im öffentlichen Unternehmenslaufwerk abgelegt oder im Unternehmens-Wiki veröffentlicht. Zusätzlich dazu kann es hilfreich sein, eine kurze Erklärung über Just News zu veröffentlichen und die Datei dort zu verlinken.

Keine Informationssilos bilden – Dokumente gehören entweder ins öffentliche Unternehmenslaufwerk oder Unternehmens-Wiki.

Besonderheiten

In den einzelnen Unternehmen gibt es jede Menge weitere Anwendungsfälle, für die dann weitere öffentliche und private Laufwerke erstellt werden müssen. Die Anwendungsfälle und die jeweils dazu passenden Strukturen richten sich nach den Eigenschaften und Bedürfnissen des Unternehmens.

In großen, stark diversifizierten und international aufgestellten Unternehmen ist ein zentral verwaltetes öffentliches Laufwerk unter Umständen nicht machbar. Stattdessen gibt es mehrere separat verwaltete Laufwerke, die für bestimmte Regionen oder Unternehmenseinheiten jeweils privaten Charakter haben.

Migration zu Just Drive

Fast alle Unternehmen haben schon Filesharing-Tools eingerichtet. Das reicht von stationären Fileservern über webbasierte Apps wie Dropbox bis hin zu komplexen Dokumentenmanagement-Systemen. Die Migration von einem dieser Systeme zu Just Drive ist oft weder möglich noch empfehlenswert:

  • Zugriffsgenehmigungen
    Zugriffsgenehmigungen für Dateien und Verzeichnisse können nicht migriert werden, weil sie von Just Drive nicht unterstützt werden.
  • Aufräumen 
    Ihr solltet die Chance nutzen, überholte und doppelt vorhandene Dateien auszusortieren und die Struktur von Dateien und Ordnern zu optimieren.
  • Effizienz 
    Die Migration von (allen) Dateien zu Just Drive lohnt sich oft nicht.

Viele unserer Kunden haben mit der Nutzung von Just Drive parallel zu ihren bisherigen Filesharing-Tools begonnen - ohne dass dabei Dateien migriert wurden. Dabei war festzustellen, dass die alten Systeme nach einer kurzen Zeit der parallelen Nutzung kaum noch verwendet wurden. Der Grund für diesen sanften Übergang: Wissen ist heutzutage schnell überholt. Daher wird meistens nur noch an den neuesten Dateien gearbeitet.

Wenn ein Projekt beendet wird, werden die zugehörigen Dateien im Alltag oft nicht mehr gebraucht und nur noch zur Dokumentation aufbewahrt. Für die eher seltenen Fälle, in denen sie doch gebraucht werden, sollten die alten Sharing-Systeme noch eine Weile funktionstüchtig gehalten werden.

Eine Migration hat nur Sinn, wenn die Dateien entweder sehr wichtig (Verträge) sind oder oft gebraucht werden. Kritisches Wissen wird oft getrennt von anderen Dateien gespeichert (und das soll auch so sein) - im Intranet, in Wikis oder Dokumentenmanagement-Systemen. Die zugehörigen Dateien und die Informationen müssen dann zum Beispiel zum öffentlichen Laufwerk oder zum Unternehmens-Wiki migriert werden (Näheres bei den Informationen zur Übernahme von Just Wiki).

Wenn eine solche Migration langwierig und aufwändig ist (zum Beispiel wegen umfangreicher oder komplexer Daten), könnt ihr kritische Daten auch im alten System belassen und Just Drive nur für das Filesharing im Team verwenden. Viele Kunden, die schnell mit der Nutzung von Just Wiki beginnen wollten, haben zunächst erfolgreich umgestellt und die Migration der Daten erst später vorgenommen.

Nutzung

Filesharing ist ein Anwendungsfall, der im Schnitt mehrmals am Tag auftritt - je nachdem, um was für Aufgaben und um was für ein Unternehmen es geht. In jedem Fall ist der Anwendungsfall stark genug, um die Nutzer ins Boot zu holen. Ohne Zugriff auf die Dateien können die meisten von ihnen nämlich ihre Arbeit gar nicht mehr machen. Aus diesem Grund kann Just Drive verwendet werden, ohne dass irgendeine andere der Just-Social-Apps implementiert wurde. Die Übernahme kann dann trotzdem erfolgreich verlaufen.

Wenn ihr Just Social implementieren wollt, um die Team-Zusammenarbeit zu unterstützen, sollte die Implementierung von Just Drive zusammen mit Just Connect vorgenommen werden, damit die Teams ihre Dateien besser strukturiert speichern können.

 

Einführung von Just List

 

 

Anwendungsfälle

Just List ist ein großartiges Tool zur Verwaltung von Aufgabenlisten.

Just List wird im Allgemeinen für zwei Anwendungsfälle verwendet:

  • Persönliche Listen: eure eigene To-do-Liste
  • Team-Listen: To-do-Listen für die Zusammenarbeit im Team

Persönliche Listen

Die Verwaltung eurer persönlichen Tasklisten mit Just List ist einfach und erfordert keine Erklärung oder Vorbereitung: Erstellt einfach Aufgaben, stellt sie in die richtige Reihenfolge und hakt sie nach Erledigung ab.

Jeder kann selbst entscheiden, ob er Just List zur Verwaltung persönlicher To-do-Listen verwenden will oder nicht. Es ist nicht erforderlich, dass das Team geschlossen Just List verwendet. Daher werden viele Nutzer aus Gewohnheit bei ihren althergebrachten Methoden bleiben: Notizblöcke, Post-its, MS Outlook oder mobile Apps.

Listen für die Zusammenarbeit im Team

Auch die Verwaltung von To-do-Listen im Team ist schnell eingerichtet: Wenn ein Projekt etwa mehrere Schritte hat, erstellt einfach eine Liste mit Aufgaben und weist sie den jeweils dafür verantwortlichen Kollegen zu.

In diesem Fall müssen allerdings alle Mitglieder des Teams Just List nutzen und auch auf dem neuesten Stand halten. Andernfalls sind die Listen schnell veraltet und unvollständig. Es empfiehlt sich daher, dass das gesamte Team sich zur Nutzung von Just List entschließt, bevor man mit einem solchen Projekt beginnt.

Nutzung

Task-Management ist ein Anwendungsfall, der üblicherweise mehrmals am Tag auftritt. Die Nutzer müssen regelmäßig zurückkehren, um ihre To-do-Liste auf den neuesten Stand zu bringen. Der Anwendungsfall hat das Potenzial, Nutzer zu Just List zu holen und für eine erfolgreiche Übernahme zu sorgen, selbst wenn keine andere Just-Social-App genutzt wird. Dennoch ist der Anwendungsfall von Just List im Vergleich zu Just Drive und Just Connect tendenziell entbehrlicher:

Teamarbeit funktioniert kaum ohne Tools für Chat und Filesharing. Wir kennen das alle aus dem Privatleben: Wenn wir nicht mehr kommunizieren (etwa über WhatsApp) und keine Dateien mehr teilen könnten (z. B. mit Dropbox), dann kämen wir nur schwer zurecht.

Andererseits gibt es kaum jemanden, der To-do-Apps zusammen mit Freunden und Familie nutzt. Obwohl die Koordination von Aufgaben bei der Arbeit eine viel wichtigere Rolle spielt als im Privatleben, kommen viele Teams gut mit Tafeln, Klebezetteln und Notizblöcken klar. Ein digitales Task-Management-Tool wie Just List ist erst dann unverzichtbar, wenn ein Projekt eine gewisse Größe oder Komplexität erreicht hat oder wenn die Team-Mitglieder über verschiedene Standorte verteilt sind.

Daher wird Just List möglicherweise nur von einigen Teams und einzelnen Mitarbeitern genutzt anstatt vom gesamten Unternehmen. Allerdings brauchen einige Teams vielleicht komplexere Management-Tools wie Jira, weil ihr Anwendungsfall zusätzliche Funktionen (wie Zeitüberwachung) erforderlich macht.

Beides ist kein Problem: Task-Management ist eine je nach Team oder Projekt sehr spezifische Angelegenheit. Es ist daher unwahrscheinlich, dass dafür im ganzen Unternehmen nur ein einziges System verwendet wird. Über die Nutzung von Just List (und anderer Systeme für das Task- oder Projektmanagement) muss von jedem einzelnen Team entschieden werden, nicht von der Unternehmensleitung.

 

Einführung von Just Connect

 

 

Anwendungsfälle

Just Connect ist ein erstklassiges Tool für die Team-Zusammenarbeit. Im Großen und Ganzen unterstützt es zwei Anwendungsfälle:

  • One-to-one-Chats: Konversation zwischen zwei Beteiligten
  • Gruppen-Chats: Konversation im Team
Der Chat wird am Arbeitsplatz die häufigste Form der schriftlichen Kommunikation werden.

Förderung der Einführung

Just Connect ist leicht in der Anwendung. Eine technische Erklärung erübrigt sich. Es funktioniert ähnlich wie Chat-Tools (WhatsApp, Facebook Messenger oder Threema). Dennoch könnt ihr die Übernahme von Just Connect fördern:

  • Beeinflussung der Kollegen
    Viele Leute glauben, dass Chat-Tools nicht für die Arbeit geeignet sind - und das nur deshalb, weil sie sie aus ihrem Privatleben kennen. Chatten bedeutet aber eigentlich nichts anderes als Kommunikation in Echtzeit - und genau das ist bei der Interaktion mit einzelnen Kollegen oder dem ganzen Team der Fall. 
  • Chat-Gruppen gründen
    Heutzutage nutzt jeder Chat-Gruppen - für jeden nur denkbaren Aspekt des Lebens: man chattet mit Verwandten und Freunden, man chattet über die Schule oder über Veranstaltungen. Und genau das passiert auch am Arbeitsplatz: Um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, müssen wir für jedes Projekt, für jedes Team und für jede Abteilung eine Chat-Gruppe einrichten. ​Am Anfang solltet ihr die Gründung von Chat-Gruppen aktiv fördern. Wenn die Leute sich erst ans Chatten gewöhnt haben, ist das nicht mehr nötig: Wie im privaten Leben gibt es immer einen in der Gruppe, der daran denkt. Das war nicht immer so: Wir alle haben eine Zeitlang gebraucht, um uns umzustellen. Viele von uns hatten noch nie etwas von Chat-Gruppen gehört, als sie zum ersten Mal WhatsApp benutzten. Die aktive Förderung der Gründung von Chat-Gruppen am Arbeitsplatz wird die Übernahme erheblich beschleunigen.

Lebensdauer von Chat-Gruppen

Die Lebensdauer einer Chat-Gruppe hängt davon ab, wie lange das Team oder die Aufgabe besteht. Sie kann kürzer als ein Tag oder länger als ein Jahrzehnt sein:

  • Chat-Gruppen mit langer Lebensdauer 
    Beispiele für langlebige Chat-Gruppen sind fest eingerichtete Abteilungen, die so lange bestehen wie das Unternehmen selbst.
  • Chat-Gruppen mit mittlerer Lebensdauer
    Eine mittlere Lebensdauer haben Chat-Gruppen für Projekte, die ein paar Wochen bis mehrere Jahre dauern.
  • Chat-Gruppen mit kurzer Lebensdauer
    Kurzlebige Chat-Gruppen betreffen Veranstaltungen und Entscheidungsfindungen. Veranstaltungsbasierte Chat-Gruppen machen die Bildung von temporären Teams für die Kommunikation während der Veranstaltung möglich. Ein Beispiel wäre eine Chat-Gruppe, die die Kommunikation innerhalb eines funktionsübergreifenden Teams während einer Messe oder einer Fortbildungsveranstaltung ermöglicht. Chat-Gruppen zur Entscheidungsfindung lösen sich in der Regel auf, wenn die Entscheidung gefallen ist. Auch hierfür ein Beispiel: eine Chat-Gruppe für die Diskussion zwischen mehreren Teilnehmern eines Bewerbungsgesprächs über die Frage, ob der Kandidat eingestellt wird oder nicht.

Größe von Chat-Gruppen

Während One-to-one-Chats normalerweise aus zwei Teilnehmern bestehen, hängt die Größe anderer Chat-Gruppen von der Größe des Teams ab. Es können nur ein paar Kollegen oder auch die ganze Firma beteiligt sein. Die Größe der Chat-Gruppe verändert den Anwendungsfall und die Häufigkeit der Verwendung:

Chat-Gruppen mit bis zu 50 Teilnehmern
Die übliche Größe von Teams, die täglich an speziellen Aufgaben oder Projekten arbeiten, liegt (erheblich) unter 50 Personen. Die meiste Arbeit wird von Teams mit weniger als 10 Mitgliedern erledigt. Wenn ein Projektteam viel größer wird, wird die Arbeit normalerweise auf untergeordnete Teams aufgeteilt. Andernfalls würden die Meetings unproduktiv, weil natürlich immer nur ein Kollege reden kann und nicht alle an der ganzen Diskussion teilnehmen müssen.

Genauso würde die Zusammenarbeit in großen Chat-Gruppen für viel Ablenkung und eine Flut von Informationen sorgen, da zu viele Beteiligte zu viele Nachrichten und Meldungen bekämen. Stattdessen findet der größte Teil der Zusammenarbeit in One-to-one-Chats und kleinen Gruppen von höchstens 10 Teilnehmern statt.

Je größer die Chat-Gruppe ist, desto weniger Arbeit wird in der Gruppe erledigt. Die Kommunikation verschiebt sich: Es findet keine Gruppenarbeit im Chat statt; stattdessen informiert ein Gruppenmitglied die anderen, zum Beispiel über das Ergebnis einer Diskussion in einer kleineren Untergruppe.

Chat-Gruppen mit mehr als 50 Teilnehmern
Um unnötige Ablenkung zu vermeiden, sollten große Chat-Gruppen nur in zwei Fällen verwendet werden:

  • schnelle Updates: zum Beispiel, wenn allen mitgeteilt werden soll, dass die Kantine heute wegen eines Stromausfalls geschlossen bleibt.
  • schnelle Koordination: zum Beispiel, wenn die gesamte IT-Abteilung darüber informiert werden soll, dass ein kritischer Teil der technischen Infrastruktur nicht funktioniert, verbunden mit der Frage, wer das Problem lösen kann.

Bei großen Gruppen von Adressaten sind oft zwei Anwendungsfälle betroffen, die besser mit zwei anderen Kommunikations-Tools gelöst werden können:

  • News-Inhalt
    Wenn ihr großen Gruppen (vielleicht sogar dem ganzen Unternehmen) News-Inhalte mitteilen wollt, sind Social Networks wie Just News besser geeignet, denn genau dafür wurden sie entwickelt (siehe Informationen zur Übernahme von Just News). Sie ermöglichen die Anzeige des News-Inhalts in ansprechender Weise, zusammengefasst und redaktionell geordnet und getrennt vom Nachrichten-Stream der Chat-Meldungen für das Team.
  • Förmliche Kommunikation
    Wenn ihr einer großen Gruppe von Adressaten (vielleicht dem ganzen Unternehmen) eine förmliche Ankündigung (etwa über eine Übernahme, eine Veräußerung oder eine Kündigung) machen oder eine juristische Information (Änderungen in den Datenschutzvorschriften) verbreiten wollt, dann ist eine E-Mail als elektronische Version des Briefes das beste Medium für diesen Anwendungsfall.
Chatten bedeutet Kommunikation in Echtzeit – wie im Privaten so auch in Unternehmen.

Nutzung

Am Ende geht es bei der Zusammenarbeit mit anderen vor allem darum, dass man miteinander redet. Da Chatten inzwischen die digitale Art des Gesprächs ist, kommt dieser Anwendungsfall üblicherweise mehrmals am Tag vor. Daher kann man Just Social auch dann implementieren, wenn Just Connect die einzige App ist. Die Übernahme kann dennoch erfolgreich sein.

Ein weiterer Vorteil: Chatten funktioniert synchron und asynchron. Die Beteiligten müssen sich nicht persönlich treffen und dementsprechend auch nicht gleichzeitig erreichbar sein. Chatten wird daher die Geschwindigkeit der Kommunikation erheblich erhöhen, da man jederzeit und überall die Beiträge der anderen lesen und beantworten und außerdem zwischen verschiedenen Konversationen hin und her schalten kann.

Aus diesem Grund ist das Chatten die häufigste Form der Kommunikation in unserem Privatleben. Die wenigen Menschen, die immer noch keine Chat-Tools wie WhatsApp nutzen, sind von der Kommunikation mit anderen fast abgeschnitten, weil viele Leute nicht mehr bereit sind, noch E-Mails zu verschicken. Es muss wohl nicht erwähnt werden, dass Telefongespräche und persönliche Treffen auch weiterhin wichtig bleiben.

An unseren Arbeitsplätzen wird der Chat die häufigste Form der schriftlichen Kommunikation werden (in einigen Unternehmen ist das bereits der Fall). Auch E-Mails werden trotz allem ein wichtiges Tool bleiben, da die geschäftliche Kommunikation tendenziell förmlicher ist als die private - vor allem mit externen Parteien wie etwa Kunden. Telefonische und persönliche Gespräche behalten ihre Bedeutung. Sie liefern mehr Kontext als schriftliche Formen der Kommunikation, da sie auch die Stimmlage und die Körpersprache übermitteln.