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Warum Intranets scheitern

Warum Intranet-Portale scheitern

 

Intranet- und Mitarbeiter-Portale zeichnen sich dadurch aus, dass sie viele Anwendungsfälle in einem User Interface integrieren. Dieser Ansatz ist durch die Bank gescheitert. In unserer langjährigen Arbeit mit Hunderten von Kunden haben wir nicht ein einziges Intranet-Portal gesehen, das seine Erwartungen nachhaltig erfüllt hätte.

Der Grund: den Nutzern sind solche Portale viel zu komplex. Zwar mögen viele Nutzer immer noch behaupten, dass sie „alles auf einen Blick“ sehen wollen, die Realität sieht jedoch ganz anders aus: Die einzige Seite, die in solchen Systemen regelmäßig angeklickt wird, ist der Essenplan.

Auch im Internet werden Portale wie Yahoo oder T-Online immer weniger genutzt. Wenn viele Nutzer nicht ihr E-Mail-Konto dort hätten, würden sie diese Seiten möglicherweise gar nicht mehr besuchen.

Leider hat sich dies offensichtlich noch nicht bis in alle Unternehmen herumgesprochen. Bis heute entstehen immer noch Intranet- und Mitarbeiter-Portale, in die teilweise sehr viel Zeit und Geld investiert wird – und das obwohl längst klar ist, dass sie nicht funktionieren und somit in ein paar Jahren wieder ersetzt werden müssen.

Deswegen ist unsere dringende Empfehlung an Dich: Bitte baut auf keinen Fall noch so ein Intranet- oder Mitarbeiterportal – das bringt es einfach nicht.

Warum Social Intranets scheitern

 

Neben Intranet- und Mitarbeiter-Portalen sind auch integrierte Social Intranets bzw. Enterprise Social Networks (ESNs) weitestgehend gescheitert.

Dies hat zwei Gründe: Zum einen vereinen auch integrierte Social Intranets und ESNs viele Anwendungsfälle in einem User Interface – und sind dadurch ebenso komplex und unübersichtlich wie Intranet- und Mitarbeiter-Portale. Zum anderen sind integrierte Social Intranets und ESNs fälschlicherweise für Projekt- und Teamarbeit eingesetzt worden bzw. werden dafür teilweise bis heute eingesetzt, obwohl sie nicht dafür geeignet sind.

Letzteres ist umso überraschender, wenn man bedenkt, dass heutzutage niemand mehr auf die Idee käme, für private Gruppenkommunikation z.B. mit Freunden, der Familie, in der Schule oder im Verein eine Gruppe in Facebook anzulegen. Stattdessen werden dafür Tools wie z.B. WhatsApp, Facebook Messenger, Threema oder Slack genutzt, mit denen schnelle Kommunikation in Echtzeit möglich ist.

Social Networks dagegen dienen vor allem der Information einer großen Anzahl von Menschen ("One-to-many"-Kommunikation). Schon der Name Post bzw. Microblog, der zentralen Funktion aller Social Networks, weist auf diesen Anwendungsfall hin: Es geht darum, kleine (= Micro) redaktionelle Artikel (= Blog) zu posten. Auf Twitter bestehen diese Posts schwerpunktmäßig aus Text (280 Zeichen), auf Instagram aus Bildern und Videos und auf Facebook aus einer Mischung aus allem inkl. Links.

Dementsprechend sind Social Intranets bzw. ESNs sehr gute Tools, um Neuigkeiten im Sinne einer interaktiven, digitalen Mitarbeiterzeitschrift mit der gesamten Firma zu teilen. Genau für diesen einen Anwendungsfall sind sie gedacht und diesbezüglich anderen Kommunikationsmedien wie Chat oder E-Mail überlegen. Social Intranets bzw. ESNs müssen daher einfach sein und sich wie unsere Just News App auf diesen Anwendungsfall konzentrieren.

Führe dagegen bitte bloß kein komplexes Social Intranet bzw. ESN ein und/oder verwende es für Team- und Projektarbeit. Dies ist bereits tausendfach versucht worden und hat nirgendwo nachhaltig funktioniert. Wir wissen dies (leider) aus unserer eigenen Erfahrung: nach einer anfänglichen Phase der Euphorie bleiben am Ende viele ungenutzte Gruppen und frustrierte Nutzer zurück.

Deswegen sind die meisten US-amerikanischen Anbieter solcher Produkte nach dem anfänglichen Hype um das Thema mittlerweile kaum noch präsent oder sogar vom Markt verschwunden. Dasselbe wird auch in Deutschland passieren - wenn auch etwas zeitversetzt.
 

Warum Mitarbeiter-Apps scheitern

 

Seit ein paar Jahren werden am Markt sogenannte Mitarbeiter-Apps angeboten. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie verschiedene Funktionen wie z.B. Chat, News, Wissen etc. in einer App integrieren – quasi die mobile Version eines Intranet-Portals.

Genau hier liegt das Problem: Genau wie Intranet-Portale scheitern auch Mitarbeiter-Apps an ihrer Komplexität. Nicht umsonst hast Du auf Deinem Mobiltelefon eine Vielzahl an Apps installiert: so bleibt jede App maximal einfach, weil sie lediglich einen einzigen Anwendungsfall bedient. Von Chat- und Social Media-Apps über E-Mail- und Kalender-Apps bis hin zu Wetter-, Dating-, Taxi-, Musik- oder Fitness-Apps: Du hast auch im Privaten für alles ein spezialisiertes Werkzeug und kein Schweizer Taschenmesser, wie es im übertragenen Sinne eine Mitarbeiter-App im Unternehmen ist. Aus diesem Grund sind in den Apps Stores von Apple und Google jeweils weit über 2 Mio. Apps verfügbar, von denen der Durchschnittsnutzer mehrere Dutzende installiert hat.

Aus dem gleichen Grund hat z.B. Facebook seine Chat-Funktion 2011 vom sozialen Netzwerk getrennt und als eigene Messenger App herausgebracht. Zwar haben sich anfangs einige Leute darüber beklagt, aber ohne die Einfachheit einer spezialisierten App hätte Facebooks Messenger heute weder über 1 Mrd. aktive Nutzer noch eine Chance gegen WhatsApp & Co. Diese Strategie der Aufgliederung (sog. „unbundling“) ist seit Jahren weltweit allgegenwärtig: jüngstes Beispiel ist Apples iTunes, welches aufgrund seiner Komplexität in drei neue Apps (Music, TV und Podcasts) aufgeteilt wurde.

Deswegen gilt: Nur spezialisierte Apps, die maximal einfach und sofort intuitiv verständlich sind, werden von Anwendern genutzt. Deswegen werden sich Mitarbeiter-Apps als digitale Schweizer Taschenmesser nicht durchsetzen, geschweige denn Nutzer begeistern.