Einführung von Just Wiki

Anwendungsfall

Just Wiki ist ein erstklassiges Tool für das Wissensmanagement in Unternehmen. Hier zeigen wir, wie Du Just Wiki nutzen kannst, um die wichtigsten allgemeinen Informationen in einem Unternehmen zu verwalten. Zu einem Unternehmens-Wiki gehören üblicherweise die folgenden Informationen:

• Formulare (z. B. für Dienstreisen oder Urlaub)
• Präsentationen (z. B. über das Unternehmen und seine Produkte)
• CI-Richtlinien
• Datenschutzregelungen
• Sicherheitsvorschriften
• ...

Bestimmung der Verfasser

Der Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank für das ganze Unternehmen ist aufwändig: Sie muss strukturiert, erstellt und gepflegt werden. Und darum muss als erstes festgelegt werden, wer diese Arbeit verlässlich und dauerhaft erledigt. Wenn jeder einfach nur sein Ding macht, wird wahrscheinlich nur wenig Wissen tatsächlich eingepflegt und es kommt zu Redundanzen, mangelhaften Strukturen und veralteten Seiten. Vor allem daran sind die meisten dezentralen und “demokratischen” Ansätze zur Implementierung von Unternehmens-Wikis in der Vergangenheit gescheitert.

Erstellung von Wiki-Seiten

Eine gute Möglichkeit zur Erstellung von Wiki-Seiten besteht darin, sie sich als Frage- und Antwortseiten vorzustellen. Nutzer geben üblicherweise einfach ein Suchwort ein (die Frage) und erwarten dann die gesuchte Information (die Antwort). Aus demselben Grund landen die meisten Leute nach einer Google-Suche bei Wikipedia. Und so führen auch die Nutzer von Just Social fast immer eine Suche durch. Daher sollten Wiki-Seiten folgendermaßen aufgebaut werden:  

• Erstellt eine Wiki-Seite für jedes beliebte Suchwort.
• Füllt die Wiki-Seiten mit den Informationen, die auf die “Frage” im Kopf des Nutzers antworten, und zwar so knapp und effizient wie möglich.

Auf diese Weise finden Nutzer die gewünschten Informationen so einfach und so schnell wie möglich. In den meisten Fällen reicht es, die ersten paar Buchstaben eines Suchwortes einzugeben: Wenn es eine Wiki-Seite mit dem entsprechenden Namen gibt, erscheint sie in der Vorschlagsliste.

Wiki-Index erstellen

Nach der Bestimmung der Verfasser und der Erstellung einer Wiki-Seite für jedes Suchwort besteht der dritte Schritt darin, eine Wiki-Indexseite zu erstellen, die alle Wiki-Seiten in alphabetischer und/oder thematischer Reihenfolge auflistet, wie das Register eines Buches. Eine solche Indexseite hat zwei Funktionen:

• Sie bietet einen Überblick 
  Da der Wiki-Index alle Inhalte in einer praktischen Übersicht präsentiert, lässt sich der gesamte Inhalt damit gut durchforsten, wenn eine Suche kein Ergebnis gebracht hat.

• Sie schafft Vertrauen 
  Schon das Vorhandensein einer Indexseite steigert das Vertrauen der Nutzer in die Informationen des gesamten Wikis. Das liegt daran, dass die Nutzer die Indexseite als offizielle Bestätigung der Korrektheit der Informationen auf den aufgeführten Wiki-Seiten ansehen. Wenn eine Indexseite dagegen fehlt, fragen sich die Nutzer, ob die Seite, über die sie gerade gestolpert sind, offiziellen Charakter hat und verlässliche Informationen enthält.

Inhalt der Wiki-Seiten

Wenn ihr euer Unternehmens-Wiki aufbaut, solltet ihr dabei den Grundsatz beherzigen, dass weniger mehr ist. Haltet den Inhalt der Wiki-Seiten so knapp wie möglich. Denkt gewissenhaft darüber nach, welche Informationen die Nutzer suchen und was sie wissen müssen. Alles andere sollte weggelassen werden.

Nutzer sparen Zeit und Mühe, wenn sie weniger lesen müssen. Das wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Seite wieder besuchen. Für das Unternehmen bedeutet diese Zeitersparnis bares Geld.

Daher solltet ihr jedes Mal, wenn ihr neue Informationen auf eine Seite stellen wollt, an die Kosten (also an den Zeitaufwand) denken, die durch die Erstellung und Aktualisierung dieser Informationen entstehen - und sie dem Nutzen gegenüberstellen, den die Bereitstellung der Informationen mit sich bringt.

Anzahl der Wiki-Seiten

Genau wie ihr die Menge an Informationen auf den Wiki-Seiten optimieren müsst, so müsst ihr auch die Gesamtzahl der Wiki-Seiten optimieren. Und auch hier gilt: Wenig kann schon mehr sein, als ihr glaubt.

Eine hervorragende Methode zum Aufbau eines Wikis besteht darin, mit wenigen Seiten zu beginnen, die nur die wichtigsten Informationen enthalten. In vielen Fällen gilt dabei die 80:20-Regel: die beliebtesten 20 % aller Wiki-Seiten decken 80 % des Bedarfs der Nutzer ab.

Nachdem ihr euch zunächst auf die Erstellung dieser Kernseiten konzentriert habt, könnt ihr auf der Grundlage des Feedbacks der Nutzer und der Suchergebnisse bestimmen, was noch fehlt. Wenn niemand eine Information sucht, dann muss sie schließlich auch nicht bereitgehalten werden, oder?

Aufbau der Wiki-Seiten

Haltet den Aufbau der Wiki-Seiten so schlicht, so funktionell und so einheitlich wie möglich. Bedenkt immer folgendes!: Warum sind alle Wikipedia-Seiten gleich schlicht aufgebaut? Warum gibt es dort hauptsächlich Text und nur wenige Bilder, Icons, Menüs und ähnliches? Die Antwort ist einfach: Weil es in diesem Anwendungsfall um Wissen geht und nicht um Unterhaltung.

Die Nutzer suchen im Unternehmens-Wiki nicht nach Zeitvertreib. Sie wollen die gesuchte Information (etwa eine Präsentation des Unternehmens oder die Richtlinien für die Reisekostenerstattung) so schnell wie möglich finden. Wenn ihr ihnen also einen Gefallen tun wollt, dann macht den Aufbau möglichst schlicht und den Text möglichst kurz.

Das schafft nebenbei auch Vertrauen in die Zuverlässigkeit der Informationen, weil alle wissensbasierten Inhalte auf minimalistische Weise präsentiert werden. Das gilt für Wikipedia-Seiten genauso wie für Infoblätter und wissenschaftliche Veröffentlichungen. Tastsächlich ist es nämlich so: je puristischer das Design, desto höher wird die Qualität einer Information eingeschätzt.

Hier kommt ein weiterer Fehler (neben der Kombination verschiedener Anwendungsfälle), der in einem CMS-basierten Intranet immer wieder auftaucht: Die Anwendungsfälle "Wissen" und "Unterhaltung" werden verwechselt. Anstatt eine einheitliche, effiziente und zuverlässige Wissensdatenbank zu schaffen, haben Unternehmen viel Geld investiert, um Inhaltsseiten in unterschiedlichen Styles und voller Drop-down-Navigationselemente, Bilder und Icons zu schaffen - nur um sich dann die Frage stellen zu müssen, warum die meisten Leute das Intranet überhaupt nicht nutzen (außer für den Menüplan der Kantine).

Anhängen von Dateien

Das Wissen eines Unternehmens ist zum großen Teil in Dateien gespeichert. Wenn ihr euer Unternehmens-Wiki zusammenstellt, müsst ihr oft Links zu Dateien wie Präsentationen, Formularen oder Logos erstellen. Das könnt ihr auf zwei verschiedene Arten tun:

• Hochladen der Dateien auf Just Drive
  Der Vorteil beim Hochladen der Dateien auf Just Drive (und dann die Verlinkung von der Wiki-Seite) liegt darin, dass die Dateien von Just Wiki getrennt sind. Nutzer können sich entweder auf das Lesen des Unternehmens-Wikis konzentrieren oder einfach zu Just Drive gehen, um Dateien komfortabel hochladen und durchsehen zu können.

• Hochladen der Dateien auf die Wiki-Seite
  Der Vorteil beim Hochladen der Dateien direkt auf die Wiki-Seite liegt darin, dass Nutzer nur eine App benutzen müssen. Außerdem muss man sich keine Sorgen über die Zugriffsrechte machen: Alle Nutzer, die die Wiki-Seite aufrufen, können auch die Dateien sehen, weil diese an die Seite angehängt sind.

Wenn das Unternehmens-Wiki vor allem Text und nur wenige Dateien enthält, ist diese Lösung am besten: Die geringen Vorteile, die durch das Handling der Dateien mit Just Drive entstehen, werden durch den Nachteil zunichtegemacht, der sich daraus ergibt, dass zwei Apps verwendet werden.

Wenn euer Unternehmens-Wiki viele Dateien braucht, solltet ihr sie in Just Drive speichern, denn dafür ist diese App entwickelt worden. Einige Kunden speichern ihr gesamtes Wissen in Dateien und verwenden daher ausschließlich Just Drive, um eine zentrale Wissensbasis zu schaffen. Das funktioniert recht gut, weil unsere Volltextsuche sich auf den Inhalt aller Dateien erstreckt. Einige Kunden verwenden Just Wiki zusätzlich, um eine Kurzbeschreibung mit Links zu den wichtigsten Dokumenten und Verzeichnissen in Just Drive zu verfassen.

Auf jeden Fall sollten dieselben Informationen nicht im Wiki und in Dateien untergebracht werden. Entscheidet euch für eins von beiden. Auf diese Weise vermeidet ihr unnötige Arbeit und verwirrt die Nutzer nicht.

Nutzung

Die meisten Unternehmens-Wikis werden nur gelegentlich genutzt, selbst wenn sie gut strukturiert und aktuell sind. Der Grund liegt in der Natur der Anwendungsfälle: In einem Unternehmens-Wiki sind vor allem allgemeine Informationen gespeichert, die nur ab und zu gebraucht werden (mit Ausnahme des Menüplans der Kantine). Das ist einer der Hauptgründe dafür, dass viele Wikis und CMS-basiertes Intranet gescheitert sind: Der Anwendungsfall führt nicht dazu, dass die Nutzer regelmäßig wiederkommen. Dementsprechend gewöhnen sie sich auch nicht daran und das System schläft ein.

Darum muss Just Social nicht nur in Form von Just Wiki implementiert werden, sondern auch mit anderen Apps, die "härtere" Anwendungsfälle unterstützen. Das wird dazu führen, dass die Nutzer sich jeden Tag einloggen und damit die Nutzung von Just Wiki unterstützen.

Andere Anwendungsfälle

Bisher haben wir nur erklärt, wie Du Just Wiki nutzt, um ein Unternehmens-Wiki zu erstellen. Just Wiki kann aber auch andere Wiki-basierte Anwendungsfälle unterstützen: Dokumentationen für IT-Systeme, Projekte, QM-Systeme und ähnliches. Alle diese Fälle unterscheiden sich voneinander. Aber viele der oben beschriebenen Funktionsweisen und Grundsätze gelten dennoch.